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RPAとは ロボットが定型業務を自動化! メリットや企業事例を紹介

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、これまで人間が処理していた定型的なパソコン操作を、ロボットにより自動化する取り組みです。

皆さんの業務に、「この単純な入力作業はロボットがしてくれたら」と思うものはありませんか。RPAはそのような定型業務を得意とします。働き方改革が叫ばれている今、少ない人数で生産性を高める手段として検討する企業が増えているようです。しかし、まだ認知度が低いのが現状です。

「そもそもPRAって何だろう」
「どんな業務を任せられるのか」

そんな疑問をお持ちの方も多いことから、本稿では、RPAについて、メリットや導入時の注意点、具体例を交えて解説します。


1. RPAとは何か

RPAとは「Robotic Process Automation/ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、直訳すると「ロボットによる手順の自動化」です。
一般的に「ロボット」と言えば、工場で使われるロボットアームや人型モデルの「pepper」など、目に見えるロボットをイメージする方が多いですが、RPAは目に見えないソフトウェア型ロボットです。ルールエンジン・機械学習などの技術を活用して、データの入力・連携を自動化します。人間に代わって業務を遂行することから、仮想知的労働者(Digital Labor)とも呼ばれています。

2019年度の国内RPA市場規模(売上高ベース)は537億円と予測されており、今後も広い範囲での業界・職種で今後RPAが導入される見通しです。日本RPA協会によると、2025年までに全世界で1億人以上の知的労働者、もしくは1/3の仕事がRPAに置き換わると言われています。


2. RPAが注目される背景

RPAが注目を集める理由として「働き方改革」が関連しています。働き方改革には、テレワークや同一労働同一賃金などさまざまな柱がありますが、その中でも重視されているのが長時間労働の是正ではないでしょうか。そのためには、まず業務のあり方を根本から見直し、徹底した効率化を推進する必要があります。単純作業は真っ先に合理化することが求められるでしょう。

そこで注目を浴びたのがRPAです。データ入力などの定型業務をRPAで代替できれば、人間はその作業から解放されます。浮いた時間で、従業員はロボットでは処理できない、より高度な技能や判断が必要とされる業務に取り組めるようになり、業務の生産性向上が期待できるのです。生産性の向上は長時間労働の是正につながります。


3. RPAで何ができるのか

実際、どのような業務がRPAに移管できるのでしょうか。
RPAには3段階の自動化レベルがあるとされています。

出典)総務省 RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)
http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html

クラス1:定型業務の自動化
ルールに基づいた定型業務に対応しています。現在のRPAの多くはこのレベルです。具体的には次の業務が該当します。
・Excel台帳からシステムへのデータ転記
・注文メールを受けての請求書作成
・経費チェック
・ダイレクトメールの発送業務
・顧客データの管理

例えば、人事関連では次の業務で導入の余地があります。
・人事KPI
・給与計算
・社内システムのマスタ登録・変更
・採用準備 など

クラス2:一部非定型業務の自動化
AIの技術を用いることにより、一部の非定型作業を自動化することが可能です。例えば、知識ベースを活用した問い合わせに対する回答や、蓄積された過去情報からルールを作成することなどが挙げられます。

クラス3:高度な自律化
より高度なAIと連携することにより、作業の自動化のみならず意思決定までを自動化します。そうなれば、指示を出すだけで、必要なデータの入力、問題提起やアナリティクス、最善策の提示まで完結することも可能になるでしょう。

現在のRPAの多くは定型業務を自動化するクラス1の段階です。将来的にはAIと連携して、非定型業務や意思決定などの高度な業務を代行できるようになるでしょう。


4. RPAのメリット

企業はRPAを導入することで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。

・業務処理のスピード向上
RPAは24時間365日休みなく働き続けます。また、処理能力は人間よりも迅速です。その結果、業務処理にかかる時間や日数が短縮できます。

・コスト削減
RPAが作業を代替するため、その分の人件費や外部委託費などのコスト削減が可能です。

・業務品質の向上
人間が単純作業を続けた場合、ヒューマンエラーやケアレスミスをゼロにすることは難しいですが、RPAは迅速・正確に業務を遂行することが可能です。業務の品質が大幅に向上します。

・売上拡大
単純作業から解放された従業員は、より付加価値の高い、企業の利益に直結する活動に専念できるため、売上拡大が期待できます。

RPAの導入は、業務効率や人手不足の解消だけでなく、生産性の向上にも有効です。単純作業をRPAに任せることで、営業部では顧客とのコミュニケーションに、人事部では採用戦略や教育プランの策定に多くの時間を当てることができます。限りある人材を「人間にしかできない」創造的な業務に投入できるようになり、企業の成長は加速するでしょう。


5. 導入時の注意点

一方で、注意すべき点もあります。

・運用ルールの整備が必要
RPAに業務を任せるためには、「どんな作業を、どんな手順で自動化するか」を定義し、運用ルールを整備する必要があります。具体的には、自動化する作業の流れやRPAの仕様を定めた文書の作成、アクセスや設計変更時の記録を残すための取り決め、さらにはアクセス権限やアクセスログなどの管理方法などが挙げられます。

・情報セキュリティの対策が必要
RPAも他のITシステムと同様に、不正アクセスを受ける危険性があるため、情報セキュリティの対策が必要です。

・バックアップ体制の整備
何かしらのエラーが生じたり、既存システムに変更が加えられたりした際、その対応は人間がしなければなりません。そのため、RPA管理チームを立て、エラー時の対応方法について定めておくなどのバックアップ体制を整えておく必要があります。

導入にあたっては、何をRPAで自動化したいのか、目的を明確にすることが重要です。単純作業でも人間がした方がよい場合もあるかもしれません。RPAと人間の業務の線引きをしておくことで業務の質の向上が図れます。


6. 企業の導入事例

PRAは実際にどのように活用されているのでしょうか。ここでは、2つの業界での導入事例をご紹介します。

6-1. 大手都市銀行

金融業界での業務の多くは、RPAとの親和性の高い定型的な事務業務であることから、大手各社でRPAが導入されています。

◇具体的な業務
煩雑な事務処理作業

◇効率化・削減効果
・三井住友銀は2017年からRPAを導入し、2017年度上半期だけで、200人分の仕事量に相当する1年当たり40時間分の業務を削減
・三菱東京UFJ銀行は2014年から導入し、2017年までに約20業務で累計2万時間の作業を削減
・単純作業から行員を解放でき、より付加価値の高い業務に従事してもらうことが可能となった

◇今後の展望
各銀行ではさらなるRPAの活用を検討しています。大手3社の導入計画は次の通りです。


出典)毎日新聞 2018年3月14日版

https://mainichi.jp/articles/20180315/k00/00m/020/108000c

6-2. 日本生命株式会社

同社の事務部門では、年間を通して業務量の変動が大きいため、時には臨時スタッフを募り、短期間で教育をして実務配置をしていました。しかし、そのスタッフ教育が現場の負担になっていたため、定型作業を代替できるRPAに着目。2014年から運用を始めました。

◇具体的な業務
・保険の契約事務として申込情報が記載されたファイルからデータを転記し、社内システムに登録する作業
・保険金請求手続きの際に、契約者から受け付けた書類に記載されているバーコードから読み取った契約情報を社内システムへ登録する作業
・公的機関からの照会に基づいて特定の個人の保険加入状況を確認する作業

◇効率化・削減効果
・従来人間が行っていた工数から換算すると、1年あたり5万時間相当の効率化が実現
・繁忙期のピークが抑制され、業務負担の軽減に繋がった
・早出しての集計作業が不要になり、働き方改革にも貢献

◇今後の展望
ロボットによる代替で「作業単体」を効率化してきた実績を踏まえ、今後は「一連の業務全体」の最適化へと重点を移す見通しです。


7. まとめ

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、これまで人間が処理していた定型的なパソコン操作を、ロボットにより自動化する取り組みです。日本RPA協会によると、2025年までに全世界で1億人以上の知的労働者、もしくは1/3の仕事がRPAに置き換わると言われています。

RPA活用の背景には「働き方改革」があります。データ入力などの単純作業をRPAで代替させることができれば、人間はその作業から解放されます。浮いた時間で従業員はより高度な技能や判断が必要とされる業務に取り組めるようになり、業務の生産性向上が期待できるのです。

RPAで自動化できる業務として以下のようなものがあります。
・Excel台帳からシステムへのデータ転記
・注文メールを受けての請求書作成
・経費チェック
・ダイレクトメールの発送業務
・顧客データの管理

例えば、人事関連では次の業務で導入の余地があります。
・人事KPI
・給与計算
・社内システムのマスタ登録・変更
・採用準備 など

現在は定型業務を主としますが、将来的には作業の自動化のみならず意思決定までを自動化することも可能だと言われています。

RPAのメリットは次の通りです。
・業務処理のスピード向上
・コスト削減
・生産性の向上
・売上拡大

一方で、導入時には以下の点に注意する必要があります。
・運用ルールの整備
・情報セキュリティの対策
・バックアップ体制の整備

定型的な事務作業が多い金融業界や保険業界ではRPAの導入が進み、業務量・時間の削減や効率化など、一定の成果を上げています。

「働き方改革」で長時間労働の是正が叫ばれる昨今、業務のあり方を見直している企業も多いでしょう。RPAの導入で単純作業や長時間残業が減れば、従業員は人間にしかできない創造的な業務に時間を割くことができ、生産性が向上します。この機会に、RPAを検討してみてはいかがでしょうか。

参考)
総務省 RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)
http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html
株式会社矢野経済研究所 「RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)市場に関する調査を実施(2018年)」
https://www.yano.co.jp/press-release/show/press_id/2085
日本RPA協会
https://rpa-japan.com/
MUFG BANK 三菱東京UFJ銀行が可能性を拡げる、金融機関でのRPA導入による業務効率化
https://innovation.mufg.jp/detail/id=192
毎日新聞 3大手銀RPA活用広がる 単純作業をコンピューターで
https://mainichi.jp/articles/20180315/k00/00m/020/108000c
RPA Technologies RPA導入事例 日本生命保険相互会社
https://rpa-technologies.com/case/case003/

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