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人事システムとは 機能や種類、導入のメリットやその際の注意点を解説

人事システムとは、人事業務をIT活用によって効率化するためのシステムです。

人事の業務は、勤怠管理、採用、育成・教育、人事評価、人事配置など多岐にわたります。これらを人事システムで一元管理して効率化するだけでなく、そのデータから優秀な人材を発掘したり、人材の配置や育成など経営判断をする際の重要な情報として活用したりしていこうという考え方が生まれています。

本稿では、人事システムとは何か、どのような機能や種類があるのか、導入のメリットやその際の注意点を解説します。


1. 人事システムとは

人事システムとは、人事の業務をIT活用によって効率化するためのシステムです。

人事業務は多岐にわたりますが、大きく分けて次の2つに分類できます。

・勤怠管理や給与計算、労務管理などの業務、
・人事評価や育成などの人材マネジメント業務

人事システムを導入する場合、業務の種類によってその目的は異なります。

1-1. 人事・給与システム

人事・給与システムは、勤怠管理・給与計算などの業務をサポートするものです。

・勤怠管理
従業員の出退勤の記録、休暇や休日の取得状況が管理でき、その後の給与計算や人事評価のプロセスの簡素化につながります。

・給与計算
一人ひとりの給与、所得税、社会保険、年金関連、年末調整が一括管理できます。

・労務管理
従業員の個人情報管理、該当する制度や福利厚生の利用に関わる申請・手続き・承認などを一括管理できます。

これらの業務は定型業務であり、システム化することで作業の効率化やコストの削減が図れます。

1-2. 人材マネジメントシステム

一方、人材マネジメントシステムは、従業員の業務履歴、評価や履修した教育内容などを管理することで、一人ひとりのスキルや能力を把握して経営判断に役立てることを目的としています。

・採用管理
応募者や選考の管理、採用スケジュールなど採用活動の業務を一元管理できます。また、リファラル採用やタレントプールなどでも活用できます。

・人事評価
従業員ごとの業務成果を蓄積することができ、査定や抜擢、人事配置の意思決定やポジション管理に役立ちます。

・人材育成
企業の人材育成計画に合わせて、短期・長期で育成管理することができます。教育、研修、eラーニングの参加状況や進捗、その成果の閲覧や分析も可能です。

・タレントマネジメント
従業員一人ひとりの能力、スキル、実績などをデータベースとして管理し、人材配置や能力管理に役立てていくことができます。

人材育成やマネジメントの業務は人事部だけでなく、各部門が関係してきます。したがって人事システムは各部門で共有できるようなものが求められます。


2. 人事システムの種類

人事システムには、いくつかの種類があります。自社ニーズに合うものを選ぶことが必要です。

2-1. 導入方法 「パッケージ型」「新規構築型」

人事システムには、ベンダー側ですでにシステムが構築されているパッケージ型のソフトウェアと、依頼者の要望に応じて新たにシステムを構築するカスタマイズできるものがあります。
一から自社独自のシステムをつくると、自社特有の部分にも対応できるものが作れるため理想的ですが、その分、時間もコストもかかるのがデメリットです。
パッケージ型でもカスタマイズや他のシステムとの連携が可能な拡張性の高いものも増えています。

2-2. システム構築・運用方法 「オンプレミス型」「クラウド型」

自社サーバーに人事システムを構築する「オンプレミス」型、自社サーバーを使わずにベンダー側に預けて管理する「クラウド」型があります。
両者を比較すると次のようになります。

 

オンプレミス

クラウド

管理

自社

ベンダー

セキュリティ

自社レベルに設定可

ベンダーに依存

コスト

高い

低い

オンプレミス型、クラウド型各々、一長一短があります。自社の規模や目的、予算などに合わせてどちらにするか検討する必要があります。クラウド型の場合はベンダーの選択も重要です。


3. 人事システムの導入のメリット

人事システムを導入するメリットは、以下のような点が挙げられます。

・作業の効率化で重要業務の時間が増やせる
IT化により作業が簡素化、効率化されます。担当者は作業量が減り、自分のコア業務により時間と労力を注ぐことができます。

・統一基準での選定や評価が可能になる
採用や人事評価などでは、システム内に基準を登録しておけば、それを基準とした選定や評価が可能になります。属人的にならない、一貫性のある意思決定ができるでしょう。

・シンプルに可視化でき、正確かつ即座に状況把握ができる
入力した項目は、リアルタイムに反映されます。入力情報を基に自動的に集計や分析されるものも多く、見やすい状態で現状を把握できるのです。自動反映のため、集計ミスなども減り、正確な情報がスピーディーに手に入ります。

・部署間、多国籍、複数事業所でも共有が容易かつ迅速化
各部署で連携はもちろん、全国展開や多国籍拠点でもシステム内の情報を共有できます。あらためて情報を招集したり集計したりする必要もなくなります。

・高精度な分析により組織人事の質が上がる
精度の高い分析をスピーディーに得ることができ、経営戦略に活かせる人事戦略を練ることも可能です。結果的に組織人事の質を向上させるでしょう。

市場には、多種多様な人事システムがあります。利用経験のある他社の評価も参考になりますが、「自社基準」という軸を持って選択することが大切です。
では、選定や導入にあたっての注意点を確認していきましょう。


4. 導入にあたっての注意点

人事システムを導入すればそれでよし、といわけにはいきません。導入の際は以下の点に注意する必要があります。

4-1. 使いやすさは前提条件

多機能=良いシステムとは限りません。複雑になりすぎてうまく使いこなせないとなれば、システムの導入は単なる経費で終わってしまいます。自社の導入目的に照らし、必要な機能を備えていることが大切です。

ユーザーは人事担当者だけではなく、他部署の従業員や経営者、さらに求職者もあり得るので、分かりやすくシンプルなUI(ユーザーインターフェース)であることは重要なポイントです。また、勤怠管理や採用、教育に関連する業務ではマルチデバイス対応できるシステムである方がよいでしょう。

4-2. 将来の制度や法の改正に対応する柔軟性も考慮

人事業務は、税務や法律に左右されることが多いものです。また、社内で新しい制度が導入されたり、変更や修正が生じたりすることもあるでしょう。将来的な改正や変更に対応できる柔軟性があることも重要です。
カスタマイズ性や他のツールとの連携の可否など、拡張性の範囲は、導入前に確認することが大切です。

自社の人事の現状を把握し、課題を洗い出した上で、どのような人事システムが自社に必要か、または適正か十分検討することが重要です。


5. まとめ

人事システムとは、人事の業務をIT活用によって効率化するためのシステムです。
主な機能に以下のようなものがあります。
・勤怠管理
・給与計算
・労務管理
・採用管理
・人事評価
・人材育成
・タレントマネジメント

人事システムには、導入や運用にあたっていくつか種類があります。
◆導入方法 
「パッケージ型」
 パッケージ化されているソフトウェアを利用。短期間・低コストで導入できるが、装備されているサービスしか利用できない。
「新規構築型」
 自社で新たに構築する。自社に合わせた設計はできるが時間とコストはかかる。

運用方法
「オンプレミス型」
 自社でシステム構築、サーバー管理。セキュリティレベルなど自社基準で設定可能だが、コストは高額になる。
「クラウド型」
 ベンダー側でサーバー管理。セキュリティレベルはベンダーに依存。

自社の状況や必要性に合わせ、導入コストやランニングコストなどを確認して選定する必要があります。

人事システムを導入するメリットとして次のようなことが挙げられます。
・作業の効率化で重要業務の時間が増やせる
・統一基準での選定や評価が可能になる
・シンプルな可視化で正確かつ即座に状況把握ができる
・部署間、多国籍、複数事業所でも共有が容易かつ迅速化
・高精度な分析により組織人事の質が上がる

ただし、導入の際は次のことに注意する必要があります。
・使いやすいこと
・制度や法の改正に対応する柔軟性を備えていること

人事システムは、人事業務を効率化させるだけではありません。さまざまなデータが一つのシステムに集約されることで、可視化、分析が可能になり、人材の適正な配置や必要な手立てを講じるなど経営判断の材料として活用することができます。
人事システムを最大限に活用していくことで組織人事の質が向上すれば、組織全体にもよい効果をもたらします。
自社の人事業務が、人事システムの見直しや新しい機能の導入で改善できる余地があるか検討してみてはいかがでしょうか。

参考)
日本の人事部「人事システム」
https://jinjibu.jp/f_it_system/
ダイレクト・ソーシングジャーナル 「日本で独自の進化を遂げるHR Tech。グローバルとは異なるトレンドに」
https://www.dodadsj.com/content/180202_hrtech/

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