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人材育成の効率的な進め方 企業に役立つ手法,プログラム,ツール紹介

オンラインでグループワークをする方法 研修向きWeb会議システム5選

「オンライン研修でもグループワークができればいいのに……」

このように感じている講師の方、教育担当の方は多いのではないでしょうか。

4月から5月にかけては、例年であれば新人研修など多くの研修が実施される時期です。ところが、今年は新型コロナウイルスの影響で集合研修が実施できず、多くの企業が予定の変更を余儀なくされています。

すでに集合研修をオンライン研修に切り替え、ZoomなどのWeb会議システムで講義を配信している企業も多いようです。

オンライン研修は遠隔地の教育やコスト削減、また集合研修の代替手段といった面で以前から注目されていましたが、今回の事態で急激に需要が高まっています。

マーサージャパンの調査[1]によると、リアルで実施する集合型の研修について、71%の企業で中止・延期があり、27%が集合型研修をオンラインに切り替えています。

ただ、カレイドソリューションズ株式会社が実施した新入社員研修についての調査[2]結果を見ると、同じ集合型研修でも、講義型と、グループワークなどを行う体験型では、オンライン化の状況に差があることが分かります。

この調査によると、講義型研修を「新型コロナウイルスによる取り止め」「延期」したと回答した会社はそれぞれ13%、11.1%、「ウェブセミナー(在宅)」や「e-learning/マイクロラーニング」で代替したと回答した会社はそれぞれ約30%となっています。

この数字はマーサージャパンのオンライン切り替えが27%という数字と近いので、双方とも、オンライン化の実情をある程度示していると言えそうです。

次に、体験型の研修について見てみましょう。「新型コロナウイルスによる取り止め」は29.6%と、講義型に比べて高くなっています。実施する場合、その方法は「拠点/部署単位で分ける」が16.7%と多く、「e-learning/マイクロラーニング」「ウェブセミナー(在宅)」での代替はそれ以下となっており、オンライン化は難しいと考えられていることがうかがえます。

しかし、Web会議システムには、グループワークが可能な機能が備わっているものもあり、体験型の研修のすべてを諦めてしまう必要はありません。先に挙げたZoomにもその機能があり、無料で利用することができます

本稿では、必要な教育を従業員に届けられるよう、グループワークに利用できるWeb会議システムの特徴や、円滑に運営するための注意点をご紹介します。ぜひご活用ください。

[1] 新型コロナウイルスで出張を中止・延期した企業が9割超、会議・研修もオンライン化へ(調査期間:2020年2月27日~3月4日、回答579社)
https://www.travelvoice.jp/20200310-145632
[2] 【直前調査レポート】新型コロナウイルスが4月新入社員研修に与える影響に関するアンケート(調査期間:2020年3月24日~25日、有効回答数53社54名)
https://www.kaleidosolutions.com/news/press/research003/corona


1. これからの教育に欠かせないオンライン研修

もともと、テレワークやオンライン研修の必要性は、2020年に開催予定だった東京オリンピックの際の交通機関や宿泊施設の混雑緩和のため、企業に認識されていました。しかし、新型コロナウイルスの影響により、前倒しで一気にそれらの需要が高まった形です。

今後も、新型コロナウイルスの影響は続きます。しばらくは感染予防のため、大勢が集まる研修は難しいかもしれません。この機会に、オンライン研修ができる環境をしっかりと整えておくべきでしょう

オンライン研修は、今回のような緊急事態に役立つのはもちろん、平時でも以下のようなメリットがあります。

  • 隔地でも本社と同じ教育を受けさせられる
  • 移動費や会場費などのコスト削減
  • 録画しておいて後から確認できる

ただし、オンラインに不向きな学習内容もあります。例えば、道具が必要な実技や店舗でのお客様案内などは、実際のモノや場をもって体験しないと感覚がつかみにくいものです。この場合はオンライン研修と集合研修を組み合わせて実施するブレンディッドラーニングの導入を検討するとよいでしょう。ブレンディッドラーニングについて、詳細は以下の記事をご参照ください。


2. オンラインでも双方向コミュニケーションやアウトプットが可能

導入で、カレイドソリューションズの調査報告を元に、体験型の研修はオンライン化が難しいと考えられる傾向があることをご紹介しました。

しかし、最近はアクティブラーニング反転授業といった、体験型の学習の効果が注目されています。

一般的に講義というのは、講師が一方的に知識や情報を提供し、受講者がそれらを「受ける」ものです。対して、体験型の学習では、受講者は授業への「参加」を求められます。受講者が主体となって、知識の習得とその実践をしていくのです。

体験型の授業では、講師の話を聞くよりも、グループで他の受講者との意見交換をしたり、教えたり教わったり、といった時間が多く取られます。

双方向コミュニケーションやアウトプットに重点が置かれることにより、視聴するだけの講義よりも、主体性や協働性、問題発見および解決力、創造力、リーダーシップなど、さまざまなスキルを伸ばすことができます。

これらは、変化が速く複雑な現在のビジネス環境で競争に勝っていくために、これからの企業人材に必須のスキルです。周囲とうまく協力し、臨機応変に問題解決に取り組むことが求められる、次世代リーダーやグローバル人材の育成にも、体験型の学習は欠かせないものと言えます。

今後、オンライン研修に使われるツールは体験型の研修をカバーする方向に進化を求められていくでしょう。

現時点でも、Web会議システムには複数人が参加できる、ディスカッションやグループワークに適した機能を有するものがありますが、あまり知られていないようです。次章以降でご紹介していきます。


3. Web上でのグループワークに使えるツールの特徴と利用方法

オンライン研修に使えるWeb会議システムは数多くありますが、ここでは、グループワークに適しており、無料で利用できるものをご紹介します。特徴や利用方法をご確認いただき、ぜひ自社に合ったものをご検討ください。

なお、以下の内容は、2020年5月14日現在の情報に基づきます。

今回ご紹介するのは、以下の5つです。

●Web会議システム比較表(※無料版に限ります。)

以下より順番にご紹介していきます。

3-1. Zoom

Web会議システムの中では圧倒的に知名度が高いツールです。Web会議に慣れていない人でも使いやすく、無料で利用できる機能が多いことから、人気となっています。

実際に、J.D. パワーが実施した調査では、テレワークやリモート会議で最も利用されているWEB会議システムは、アメリカではZoomの一強(48%)、日本ではマイクロソフト(Skype(25%)、Microsoft Teams(16%))とZoom(30%)の二強構造であるという結果が出ています。[3]

主な特徴は以下のとおりです。

  • ブレイクアウトルーム機能がある
  • 招待や参加の仕方が簡単
  • 最大100人まで参加可能
  • 無料でもさまざまな機能が充実

最大の特長は、1つの会議を複数に分割できる「ブレイクアウトルーム機能」があることです。例えば、15人の受講者を、5人ずつ3グループに分けて同時に活動させることができます。無料でこの機能が利用できるのは、今のところZoomのみとなっています。

Zoomは研修を主催する1人がアカウントを持っていれば、他の受講者はアカウント作成の必要はなく、主催者が送信するURLをクリックするだけで参加できます。任意のカレンダーアプリと連携して会議を予定しておくことも可能です。

無料のベーシックプランでも、画面共有やホワイトボード、ファイル転送、ワンタッチ録画といった、グループワークに欠かせない機能が利用できます。参加者のPCを遠隔操作する機能もあるため、PC操作に不慣れな人がいてもスムーズに研修を進められます。

参加人数も100人までOKです。グループワークのセッションは同時に50個まで作成できます。ただし、参加者総数が3名以上のミーティングは40分間に制限されます。

また、無料版の場合、録画はローカル(PC上)で行われるので、後から録画を共有したい場合には、LMS(学習管理システム)やYouTubeなどにアップするひと手間が必要ということになります。

なお、Zoomは、一時期ニュースなどでセキュリティ面の危険性が指摘されたこともあり、利用をためらう方もいらっしゃるかもしれません。しかし、現在はほとんどの指摘に対しては対策済で、現時点では心配なく使用できるとされています。[4]

以下のような基本的な注意事項を守っていれば、問題なく利用できると言えるでしょう。

  • 常にアプリを最新版にアップデートしておく
  • ミーティングには必ずパスワードを設定する
  • ミーティングIDやURLは参加者のみに知らせ、SNSには絶対に投稿しない
  • 「待機室」の機能を利用し、許可を得た人だけが参加できるようにする
    その後ミーティングをロックし、不正な参加を防ぐ
  • 機密資料の画面・ファイル共有はしない

基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

・グループワークでブレイクアウトルーム機能を利用するには

Zoomの「ブレイクアウトルーム」は、初期設定のままでは利用できません。研修のホスト(講師)は、事前に以下の設定変更をしておく必要があります。

なお、ブレイクアウトルームはホストのみが使用できる機能であるため、受講者はこの作業をする必要はありません。

まず、画面右上の「マイアカウント」に入ります。

「設定」をクリックし、下にスクロールすると「ミーティングにて(詳細)」という項目があります。ここの「ブレイクアウトルーム」をONにします。

これで「ブレイクアウトルーム」機能が使えるようになりました。

・グループワークの開始・終了方法

全体向けの説明や講義が終わったら、ホスト(講師)が画面下部の「ブレークアウト セッション」をクリックします。

メンバーのチームへの振り分けは、任意でも自動でも行うことができます。

また、オプションでセッションの時間制限などを設定できます。

なお、セッション中、ホスト(講師)は各セッションに参加することができるので、実際の集合研修と同じように各グループを見回り、アドバイスなどをすることができます。

ブレイクアウトセッションを以下のいずれかで終了し、メインセッションに戻ります。

  • 制限時間を設定した場合はその経過
  • すべての参加者が各セッションから退出する
  • ホストが「すべてのセッションを停止」をクリックし、カウントダウンタイマーの設定がある場合はその終了

ここまでZoomの特長をご紹介しました。

その他、今のところブレイクアウトルーム機能はないものの、同様のことができたり、無料でグループでのビデオ・音声通話、チャットができたりするツールをご紹介します。

3-2. Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するWeb会議システムです。ホスト(講師)も受講者もMicrosoftアカウントの取得が必要になります。

主な特徴は以下のとおりです。

  • チャネル(グループ)を複数作成すればグループワークが可能
  • 最大250人まで参加可能(画面に表示されるのは最大9人まで[5]
  • WordやExcel、Power PointといったOfficeアプリと連携し、共同作業ができる
  • 相手のPCの遠隔操作が可能
  • 背景ぼかし機能あり

Zoomのようなブレイクアウトルーム機能はありませんが、1つのチーム内に複数のチャネル(グループ)を作成し、メンバーを振り分けることでグループワークが可能です。
ただし、チャネルは1つずつ作成しなければなりませんし、メンバーの自動振り分け機能はありません。その場ではなく、事前にグループを確定しておきましょう。

また、カレンダーとの連携と録画機能は利用できません。

上記の機能については、Zoomに軍配が上がります。

しかし、TeamsにはZoomにはない背景ぼかし機能があります。フォーマルな会議では、バーチャル背景よりも自然に感じられるため、重宝されるのではないでしょうか。

なお、「Office 365」に含まれているアプリのため、すでに「Office 365」を導入済の場合は有料版の機能を利用することができます。

基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

3-3. Google Meet

Google Meetは、Googleが提供するWeb会議システムです。もともとは「G suite」の機能の一部として提供されていましたが、新型コロナウイルスの影響でWeb会議の需要が高まったことを受け、単体の無料サービスとして利用できるようになりました。

「G suite」ユーザーでない場合は、ホストも受講者もGoogleアカウントの取得が必要です。

主な特徴は以下のとおりです。

  • 最大100人まで参加可能
  • Googleカレンダー、Gmailと連携できる
  • 時間無制限(2020年9月30日まで)
  • リアルタイム字幕(英語のみ)

Googleカレンダー、Gmailと連携が可能なため、簡単に会議の予定作成や招待をすることができます。会議時間は、無料版でも制限がありません。ただし、この措置は2020年9月30日までの予定とされており、通常は60分です。

また、字幕機能は英語のみとなっていますが、英語の聞き取りが苦手な受講者がいる場合や、万が一雑音が入ってしまった際のスムーズな進行の役に立つでしょう。

基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。
https://meet.google.com/

3-4. Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetingsは、世界最大手のネットワーク機器開発会社、シスコシステムズが提供するWeb会議システムです。現在、新型コロナウイルスの影響によるテレワーク支援のため、無料版の機能が拡張されています。

主な特徴は以下のとおりです。

  • 世界で1億3,000万人以上のユーザー
  • 14カ国語に対応
  • 最大100人まで参加可能

世界でトップクラスのシェアを誇るCisco Webex Meetingsは、慣れない人でも直感的に利用できる仕様となっています。加えて対応言語が豊富なので、よりスムーズな会議の進行やコミュニケーションをサポートしやすく、ユーザー数が多い理由もうなずけます。

カレンダーとの連携は、無料版ではMicrosoft Teams、Slack、またはWorkplace by Facebookは可、Outlook とGoogle カレンダーは不可となっています。

バーチャル背景、背景ぼかし機能はありますが、iPhone 7以降、iPad Proのみ対応しています。

基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。
https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html

3-5. Remo

Remoは、Remo社が提供するオンラインのカンファレンスサービスです。Zoomのブレイクアウトルームのような機能はありませんが、同様のことができます。

なお、無料版は提供されておらず、各有料コースの14日間無料トライアルのみとなっています。

主な特徴は以下のとおりです。

  • リアルに近い雰囲気の仕様
  • 受講者が話したい人がいるテーブルをクリックするだけで気軽に話せる
  • 参加人数はコースにより50~800人まで

Remoの画面は、誰がどこにいるのか一目でわかる仕様になっています。

(公式サイトより引用:https://remo.co/about-us/

Zoomの場合、受講者がブレイクアウトルームの各セッションを移動するには、ホスト(講師)が作業しなければならず、受講者には権限がありません。

この点Remoでは、受講者自身が参加したいテーブルを指定するだけでOKです。各テーブルで行われている会話は、そのテーブルに参加していない人には聞こえません。

また、全体へ向けて、アナウンスや演台でプレゼンテーションする機能もあるため、例えば、

講師が全体説明 → グループワーク(1) → メンバーを入れ替えてグループワーク(2) → チームの代表者が全員に向けてプレゼンテーション → 講師が総括 (→ 研修終了後、話したい受講者同士で雑談)

といった流れを作ることも可能です。

なお、表示は英語のみとなっており、日本語対応はしていません。

基本的な利用方法は公式サイトをご参照ください。
https://remo.co/

[3] テレワーク下におけるWEB会議利用に関する日米調査(J.D.パワー調べ)
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000049.000042677.html
[4] EnterpriseZine「Zoomのセキュリティ脆弱性、ユーザー情報流出は本当か?日本法人マネージャーが答える。」

https://enterprisezine.jp/article/detail/12909
[5] 「Microsoft Teams」、ビデオ通話画面に最大9人分の映像を表示 4月末から

https://www.itmedia.co.jp/news/articles/2004/14/news135.html


4. オンライン研修運営の注意点

オンライン研修の実施においては、リアルの集合研修とは異なる部分に気を配る必要があります。ここでは、オンライン研修をスムーズに進めるための注意点をご紹介します。

(1) 事前にルールを決めておく

オンライン研修では、リアルの集合研修よりも、表情や仕草など言葉以外によるコミュニケーションのハードルが上がります。コミュニケーションを円滑にし、スムーズに進行するには、事前にルールを決めておくことが大切です。

例えば、以下のようなものが考えられます。

  • お互い名前を呼びやすいよう、表示名を本名にしておく
  • 発表者はジェスチャーを大きくすることを意識する
  • 複数の受講者が画面上に表示されていると、今誰が話しているのかわかりにくいことがあるため、発言したい人は挙手し、講師が許可してから話す
  • グループワークにおいて、誰も話し始めない沈黙状態を避けるために、司会、タイムキーパーといった役割や、意見を言う順番を事前に決めておく。その場で自動的にグループが振り分けられる場合は、五十音順や年齢順で役割を振ることを事前に確認しておく。

(2) 音声についての問題を軽減する

オンライン研修には、声がこもって聞き取りづらい、発声してから相手に聞こえるまでに時差がある、周囲の雑音が入り込んでしまうなど、音声に関する問題がつきものです。音声が明瞭に聞こえないと聞き返しが増え、ストレスも溜まりますし、進行の妨げにもなります。

音声の問題を軽減するには、以下のような方法が考えられます。

  • PCやスマホの内蔵マイクではなく、オンライン会議用として販売されているヘッドセット(ヘッドホンとマイクがセットになったもの)を使用する
    無線は電池切れなどの問題が起こる可能性もあるため、有線がおすすめです。
  • 受講者は、自分が話すとき以外はミュート(こちらの音声が聞こえない状態)にする
  • 静かで声が出せる環境で受講させる(雑音が多い喫茶店、静かな図書館などは避ける)

(3) 通信トラブルに備える

新型コロナウイルスの影響でテレワークやオンライン授業が推進され、世界的にデータ通信量が急増しています。国内通信大手によると、2020年3月下旬の通信量(日中)は2月比で最大4割増加したとのことです[6]

オンライン研修中に回線が途切れたり、映像が乱れたりといったトラブルが起こることも十分考えられます。そのため、LINEや社内SNSなど、Web会議システム以外でも同じメンバーで連絡がとれる手段を確保しておくことが必要です。

(4) オンライン研修の長期化による問題の対策

オンライン研修が長期間に及ぶと、良くも悪くも慣れと緩みが出てきます。一方で、オンラインでは常に自分や同僚・上司の顔を見続けるため、リアルとは異なる緊張感でストレスを感じることがあります。

このような問題は、集合研修ができるような状況になれば、集合研修とオンライン研修をバランスよく実施することで解決できます。

しかし、オンライン研修がメインとなる現在の状況では、気持ちにメリハリをつけ、集中できる工夫が必要です。

例えば、オンラインで全体説明をした後、一定時間はオフラインとし、その間に課題について自分の考えをまとめ、その後オンラインでディスカッションをするなど、サボりにくい環境を作ったり、ストレス軽減のために、あえてオフラインの時間を取ってみたりするとよいでしょう。

[6] 日本経済新聞電子版 「国内通信量、4割増加 外出自粛でデータ通信に停滞懸念」(2020/4/4)
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO57673980U0A400C2MM8000/

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5. まとめ

オンライン研修は、以前より遠隔地の教育やコスト削減、集合研修の代替手段といった面で以前から注目されていました。

今年は新型コロナウイルスの影響で、少なくない企業が集合研修からオンライン研修へ切り替えを試みており、ますます需要が高まっています。

最近は、アクティブラーニングなど体験型の授業で得られる学習効果が注目されています。
しかし、グループワークなど体験型の集合研修については、講義型に比べてオンライン化が進んでいないという調査結果が公表されました。

体験型の授業のオンライン化は難しいと考えられがちですが、Web会議システムには複数人が参加できる、ディスカッションやグループワークに適した機能があるものがあります。

そのようなWeb会議システムとして、以下を紹介しました。

・Zoom
・Microsoft Teams
・Google Meet
・Cisco Webex Meetings
・Remo

オンライン研修をスムーズに進めるための注意点は、以下のとおりです。

・事前にルールを決めておく
・音声についての問題を軽減する
・通信トラブルに備える
・オンライン研修の長期化による問題の対策

オンラインでも体験型の研修を実施することにより、リアルの集合研修のように受講者同士の交流を促すことができます。

特に、外出を自粛しなければならない状況の今は、仲間と話すことでストレスを解消する効果も期待できます。オフィスに行けずともモチベーションを保ち、前向きな気持ちで仕事に臨める助けになるでしょう。

ぜひこの機会に自社に合ったWeb会議システムを探し、体験型研修の実施を検討してみてはいかがでしょうか。

(参考)
Zoomの価格プランは?無料プランと3つの有料プランの違い
https://dejimachain.jp/zoom-price/
『Zoomブレイクアウトルームの使い方』2020年版Zoom使い方⑤(在宅ワークWEB会議システム)
https://zoom-shukyaku.com/zoom-%E3%83%96%E3%83%AC%E3%82%A4%E3%82%AF%E3%82%A2%E3%82%A6%E3%83%88%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%A0-%E4%BD%BF%E3%81%84%E6%96%B9-%E5%9C%A8%E5%AE%85%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF/
結局、Zoomは使っても大丈夫なのか? (1/2)
https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2004/22/news026.html
Microsoft Teams に関するその他の情報
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/free#office-ContentAreaHeadingTemplate-dd899go
Microsoft Teamsとは?
https://news.mynavi.jp/article/msteams-1/
Web会議アプリ「Google Meet」の使い方と手順|個人向けに無料開放中
https://www.lifehacker.jp/2020/05/212607you-can-now-use-google-meet-to-host-free-video-conferen.html
【速報】Google Meet が誰でも無料で利用可能に
https://www.cloud-ace.jp/column/detail53/
Cisco Webex 無料プランの機能
https://help.webex.com/ja-jp/n19jg1u/Cisco-Webex-Free-Plan-Features
Cisco Webex Meetings Suite でサポートされる言語
https://help.webex.com/ja-jp/41odpo/Supported-Languages-for-Cisco-Webex-Meetings-Suite
実績ある第一人者がシスコを選択
https://www.cisco.com/c/ja_jp/products/conferencing/webex-meetings/index.html
オンライン・ワークショップのためのアプリ
https://onlinews.wiki.fc2.com/wiki/%E3%82%AA%E3%83%B3%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%BB%E3%83%AF%E3%83%BC%E3%82%AF%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%83%E3%83%97%E3%81%AE%E3%81%9F%E3%82%81%E3%81%AE%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA
オンラインワークショップツールRemoを触ってみた
https://cyber-synapse.com/business-knowledge/online_marketing_training/online_workshop_tool_remo.html
カンファレンスもできるビデオ会議ツール Remo(リモ)の使い方
https://ascii.jp/elem/000/004/011/4011494/2/
Remo.co Conference 使い方・トラブルシューティング[オンライン飲み会・バーチャルイベントツール]
https://insight.planidea.jp/lab/tips/compare-online-services/remo-conference-guide/
【解説】WEB会議ツールRemoの使い方講座|登録~テレビ会議まで
https://note.com/tomoenakata/n/nced413ef83f1
はじめてのオンライン・グループディスカッションを終えて。
https://note.com/saposapo/n/n342221ff0ec9
オンラインでのグループワークを活性化させる「問い」と「手続き」と「アウトプット」!?
http://www.nakahara-lab.net/blog/archive/11429
これだけはおさえたい!オンライン研修を実施するためのチェックリスト
https://www.mitemo.co.jp/column/online-training02/
オンライン化された新入社員研修のマンネリ対策案
https://heart-quake.com/article.php?p=9384

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