おすすめ記事

eラーニング動画の作り方 企画から撮影・編集まで〔絵コンテサンプル付〕

LMS(学習管理システム)の選定時に注目すべき機能をQ&Aでご紹介

「どんなLMSが使いやすいか?」

eラーニングの導入・リプレイスを検討されている方は必ずこの点についてお考えになると思います。

LMS(Learning Management System、学習管理システム)を選ぶにあたっては、基本的な機能や価格はもちろんのこと、自社で想定している運用条件に合っているか、管理面で想定すべきリスクは何か等、検討・確認すべきことがたくさんあります。

(LMSベンダーの選び方については別記事「失敗しないeラーニング 業者選定の仕方<RFP/RFIサンプル付き>」をご参照ください。)

しかし、「具体的にどんな要素が実現されていればよいのか」を一つひとつ考えるのは簡単ではありません。

そこで本稿では、当社がお客様からよくいただくご質問を元に、管理・運用面でLMSに求められている機能をQ&Aの形でご紹介します。

LMSの導入やリプレイスを検討されているお客様、運用を開始されたお客様から寄せられるご質問は、「LMSの使いやすさ」を追求するものであり、「理想的なLMS」につながっていくといえます。
関心のある項目から参照し、参考にしていただければ幸いです。[INDEX]

目次


1. 設定に関するご質問

Q1. ユーザのデータの登録・更新は簡単にできますか?

A1. 
一般的に、LMSへの登録作業自体はCSVファイルを読み込むことで簡単に行えます。しかし、何百人単位、時に何千人分にも及ぶユーザ情報を更新し、常に最新の状態を保つのは大変です。別記事「失敗しないeラーニング 運用方法を見直して効率と効果を上げる方法」で述べたように、ユーザの属性情報が多いほど、配信対象の絞込み・指定がしやすくなりますが、管理する情報が増えるのも確かです。

当社では、利用頻度にもよりますがユーザ数2,000人以上を目安として、人事システムとの連携をおすすめしています。人事システムから必要な項目をLMSに呼び込めるようにすれば、運用担当の方の作業は必要ありません。

[▲INDEXへ]

Q2. 当社の組織構造は複雑です。LMSに登録できるでしょうか?

A2. 
企業の組織というのは実はかなり複雑で、幾重にも階層があったり、兼任者がいたり、組織を横断する組織があったりします。LMSによっては、こうした複雑な組織登録に対応していないものもあるでしょう。Careership®では、組織をいくつでも登録することができます。タスクチームなど組織を横断する組織を登録し、それぞれに長を置くことも可能です。

また、それぞれの組織には、長の他に進捗を管理するだけの「進捗管理者」を複数人登録することができます。長も進捗管理者も、当該組織の所属者以外から任命することができるので、管理職を兼務されている方への対応が可能です。例えばA部部長代理兼B課課長という役職の方を、A部の「進捗管理者」およびB課の「長」とすることができるイメージです。

また、ユーザに対して主務と兼務を登録することができるので、一人のユーザを複数の組織に所属させることが可能です。

このようにかなり柔軟な設定が可能なので、現実の組織情報を、ほぼそのままLMS内に再現することができると考えていただいて問題ありません。

[▲INDEXへ]

Q3. 配信対象者の設定は簡単かつ柔軟にできますか?

A3. 
リプレイス検討中のお客様で、現在のLMSでは配信設定を柔軟に行えないため、「大は小を兼ねる」形式で本来必要のない受講者にたくさんの教材を配信している、という方がたまにいらっしゃいます。「大は小を兼ねる」は確かですが、その方にとって必要のない、または優先順位の低い教材を、本当に必要な教材といっしょくたに並べていては、効率的な教育施策とはいえません。

Careership®は、組織、グループ、職種、職位、年次等、様々なユーザ属性でeラーニングの配信対象を絞り込むことができます。(属性項目は任意で設定いただけます)

この場合、属性の変化に応じて公開対象は自動的に更新されます。例えば「営業職」を対象にある教材を配信しているとき、その対象に含まれていたAさんの職種が「事務職」に変わったら、Aさんは配信対象外になるということです。異動や職種変更に伴う配信教材の調整を手動で行う手間が省くことができるのです。まずはこれで、「必要な教育を必要な人に」届けることができます。

次に、ユーザや属性ごとにその教材の「重要度」を設定することができます。例えば「金融の基礎知識」という教材を、Aさんには「必須」、Bさんには「推奨」、Cさんには「任意」という位置づけで配信することができるのです。

忙しい中、優先順位が分からない状態で何十という教材が並んでいたら、大抵の人はやる気を失ってしまいます。自分にとって必要な教材が一目でわかり、メリハリのある学習が可能になれば、受講の促進にもつながるでしょう。

[▲INDEXへ]

Q4. 退職者や休職者を管理することはできますか?登録されているとライセンス料の請求対象になってしまうでしょうか?

A4. 
クラウドサービスの場合、ユーザIDの数に応じたライセンス利用料をベンダーに支払うのが一般的です。退職者や休職者についても、IDをそのままにしておけば請求カウント対象になってしまうでしょう。IDをカウント対象から除外すればよいのですが、ID自体を削除すると学習履歴も消えてしまいますし、除外IDを手で管理して請求のたびにベンダーと調整するのも大変です。

当社では、Careership®に「IDの無効化」という機能を持たせることでこの課題を解消しました。IDを無効化すると、削除されたのとほぼ同じ状態になります。ただし、IDと履歴は保存されており、後から有効化、つまりアクティブなIDとして復活させることができます。

退職者や休職者については、IDを「無効化」することで、カウント対象から除外したまま学習履歴を保持することができるのです。

[▲INDEXへ]

Q5. 承認機能を使いたいのですが、現場の申請フローが分からない場合があります。解決策はありますか?

A5. 
特定の教材コンテンツや集合研修に対し、ユーザから「申し込み」をさせる機能を持つLMSは珍しくありません。
承認機能を持つLMSであれば、ユーザの申請をシステム上で一次承認、二次承認、と回していくことができるでしょう。一般的に考えれば、各ユーザの承認者は組織上の上長ということになりますが、こと教育施策となると、上長以外にも人事部や教育主管部門の担当者などが考えられます。場合によっては教育施策ごとに変わる可能性もありますし、忙しい上長に代理承認者を立てることもあるでしょう。こうなると、もはや人事部が個別のユーザの承認者を把握・設定するのは不可能になってきます。

では、誰ならそれを間違いなく設定できるでしょうか?それは、ユーザ本人です。Careership®は、ユーザ自身に自分の一次承認者を設定させる機能を実装することでこの問題を解消しています。もちろんこの機能は無条件に使えるわけではなく、システム管理者がそのユーザに対して有効化した場合にのみ利用可能となります。

[▲INDEXへ]


2. ユーザビリティに関するご質問

Q6. 直感的に操作できますか?

A6. 
「使いやすさ」は運用の手間の量に直結します。管理者の登録や設定の操作がしやすいことはもちろんですが、受講者にとっての使いやすさも重要です。LMSをリリースした後、受講者から操作に関する問い合わせや不満の声が相次げば、その対応にリソースが必要になるためです。

Careership®は、例えば管理者によるeラーニングの配信設定と進捗確認は、慣れれば5分とかかりません。各種設定画面にはログイン後2クリック程度でアクセスできますし、検索機能が充実しているため、対象となるユーザやアイテム[1]絞り込みも簡単です。ユーザは様々な属性で簡単に抽出できるので、設定のたびにユーザリストを用意したりする必要はありません。また、配信設定に限らず、設定情報は基本的にすべてインポートファイルで取り込めるため、ユーザや教材コンテンツの登録もメールの配信設定も、慣れれば手早く行うことができます。

あるお客様では、年間数百に上る教材コンテンツと集合研修を、数千名の社員に対して、3名のスタッフで管理・運用されています。
受講者の画面も必要最小限の情報をシンプルに表示していますので、直感的な操作が可能です。

[1] 教材コンテンツや集合研修などのことを指します。

[▲INDEXへ]

Q7. 受講状況は簡単に確認できますか?

A7. 
LMSのミッションは、学習行為を可能にし、その結果(学習履歴)を蓄積し、学習者本人および管理者に向けて可視化することにあります。学習履歴はLMSにとっての資産ですので、このデータへのアクセスのしやすさ、出力のしやすさは、LMSの質を左右する重要な要素を言えるでしょう。

Careership®には「進捗管理」というメニューがあり、教材コンテンツや集合研修単位、さらにその対象者単位での確認がログイン後2クリックで可能です。画面にリストで一覧表示された状態から、様々な条件で絞込みを行い、それを出力することができます。

[▲INDEXへ]

Q8. 検索機能は充実していますか?

A8. 
管理者画面にはユーザ情報、教材情報、進捗情報、履歴情報など、実にたくさんのデータが表示されます。管理者は確認や分析など、特定の目的を持って画面を操作するシーンが多いので、「情報の絞り込みのしやすさ」というのはユーザビリティ上大変重要になってきます。

例えば「2017年度版情報セキュリティ教材について、進捗率が50%に満たない第二営業部の新入社員」を確認したい場合、当該教材に関する全てのデータをエクスポートし、エクセル上で集計を行うのでは大変です。

Careership®では、教材コンテンツのタイトルはもちろんのこと、公開日や対象者の所属組織、入社年月日などの属性情報を掛け合わせて検索を行い、データを絞り込むことができます。また、教材コンテンツや集合研修などのアイテムに任意のタグを付け、検索条件として利用することが可能です。これをエクスポートすれば、目的の資料を一回で出力できます。

[▲INDEXへ]

Q9. 集合研修の申請機能を使いたいのですが、ダブルブッキングのリスクはありませんか?

A9. 
最近のLMSには集合研修の管理機能があるものも珍しくありません。eラーニングと違い、集合研修は場所と時間を選びますし、受け入れ可能な人数にも物理的な限界があります。一人のユーザが同じ日時の集合研修を2つ申し込んでしまった場合、以下のような問題が発生します。

① その問題をいつ誰が検知できるか
② 検知した場合、本人と連絡を取り、いずれを選ぶか決めてもらい、システムの登録内容を修正する必要がある
③ ①②のタイミング次第では、片方の集合研修について一人分の学習機会が無駄になる

Careership®では、「ダブルブッキング防止機能」の搭載により上記の問題を解決しました。同じ日時に開催される別の集合研修に申し込みを行うとアラートが出る仕組みです。受講者の申し込みの時点で問題が解消されるため、人事部はそもそも問題を検知する必要すらありません。

[▲INDEXへ]


3. 運用に関するご質問

Q10. 受講者への連絡は簡単ですか?

A10. 
LMSは、受講者とのコミュニケーション手段を内包しているのが普通です。一般的なLMSでは、都度メールアドレスを入力したり、個別の宛先を確認したりする必要はないはずです。メールの標準テンプレートを備えているLMSも多いでしょう。

例えばCareership®では、以下のようなメールを自動送信する機能を標準装備しています。もちろん、これとは別にユーザに個別にメールを送信することも可能です。これらのメール機能を使いこなせば(※簡単です)、確認の手間はもちろんのこと、受講案内の送信先を間違えたり、受講を完了している人に督促メールを送ってしまったりといったリスクから解放されることになります。

[▲INDEXへ]

Q11. 教材が増えてきて管理が大変なのですが、解決策はありますか?

A11. 
積極的にeラーニングを活用する様になったはよいけれど、教材コンテンツの数が増えすぎて担当者の管理能力を超えてきた―というお客様は少なくありません。

特に最近は教材作成ツールが普及してきて、自社で教材コンテンツを作る企業が増えています。いつでも自由に作れるとなると、作ったコンテンツの配信や進捗の管理、また、作成時に素材の管理、コンテンツの更新など、付随する業務も増えていくでしょう。これを、例えば一人の担当者がこなし続けるには限界があります。

Careership®では教材コンテンツや集合研修などを「アイテム」と呼び、その管理者を「アイテム管理者」と呼びますが、このアイテム管理者は何人でも登録可能です。つまり、教材の管理業務を分担することができます。普通のユーザもアイテム管理者になることができるので、例えば人事部の教育担当者を全員アイテム管理者として教材の管理を分担する、各部門にアイテム管理者を任命してそのユーザに当該部門の教育管理を任せるといった施策が可能です。

一方で、アイテム管理者が複数いる場合、他のアイテム管理者との役割分担や、ユーザ情報の閲覧範囲が問題になりがちです。この点については、アイテム管理者の権限を定義する際に、アイテムとユーザ、それぞれの参照範囲を設定する機能があるので、任意の調整が可能です。

なお、アイテム管理者の「管理業務」は別のユーザに引き継ぐことができるので、異動があってもシステム上で後任に業務を渡すことができます。

[▲INDEXへ]

Q12. アクセス率を上げたいのですが、よい方法はありますか?

A12. 
せっかく学習環境を整えているのに、そもそもアクセスしてもらえない、というお悩みをお持ちの企業は少なくないようです。この状態を放置しておくと、教育自体が形骸化してしまいます。アクセスしてもらえない理由としてありがちなのは、「ログインの手間」「目的地に行き着くまでの操作の手間」です。

まず「ログインの手間」は、他にも社内アイステムがある場合はシングルサインオンで解消できます。シングルサインオンは、別のシステムへのログイン結果を利用することでLMSへのログイン操作を省略する仕組みです。例えばいつもログインする社内ポータルがあるとしたら、その中にLMSへの入口(例えばバナー)を設置しておき、ここをクリックすれば自動ログインできる、というものです。

シングルサインオンを実現するには少々カスタマイズが必要ですが、大抵のLMSが対応しているはずです。

また、「目的地に行き着くまでの操作の手間」は、ログインしてから受講対象の教材コンテンツにたどり着くまでのクリック数に相当します。クリック数が多ければ多いほど、「離脱」してしまう受講者が増えるでしょう。

Careership®では、「教材への直リンク」機能でこの問題を解消しています。受講者への受講案内メールに教材コンテンツへの直リンクURLを貼っておくと、受講者はログイン操作だけで直に教材の受講画面にアクセスできるのです。特に重要な教育施策の場合、直リンク機能を使って受講を促進するといった工夫が見られます。

なお、上述のシングルサインオンが実現されていれば、ログイン操作すら不要となります[2]ので、併用することでますますアクセスは容易になるでしょう。

[2] 当社のシングルサインオンは、ADFS認証とSAML認証を採用しています。

LMSのポータル化

 

LMSへのアクセス率を伸ばしたいというのは、多くの人事担当者の方の願いだと思います。その目的は、言うも及ばず「成長の促進」でしょう。LMSに頻繁にアクセスし、「学ぶ習慣」が身に付けば、人材の能力の底上げが可能になります。

Careership®の次期バージョン「Careership®5.0」は、「LMSのポータル化」を目指し、個人の成長を支援する様々なコンテンツを自由に組み合わせて表示する機能を実現しています。

「教材を受講する」という目的以外でも、日常的にLMSにアクセスしていただけるよう、会社内外の様々な情報を提供し、ユーザの成長に結び付けることが狙いです。インターフェイスも、従来のシステム然としたイメージのものからデザイン性の高いユーザーフレンドリーなものに生まれ変わります。AIを活用し、個別のユーザに向けて最適な教育プランを提示するといった仕組みも、近い将来実現可能となるでしょう。

ライトワークスは、LMS=学習管理システムという従来の枠を超え、ビジネスパーソンの自主的な成長を支援する、質の高いポータルの開発を目指しています。

Careership®5.0にご期待ください!

[▲INDEXへ]

Q13. 受講率が思うように上がりません。受講を促進するよい方法はありますか?

A13. 
社長命令で展開したeラーニング研修の受講率がなかなか伸びずヤキモキした、といった経験はありませんか?eラーニングは全体の進捗状況が見えるので、いつまでも教材の進捗率が30%のままの人がいると、思わず本人に一声かけたくなってしまいます。

Careership®では、進捗率や合否状況に応じたチアアップメール(受講督促メール)をセットすることができます。教材を配信する段階で、例えば「開始後1週間で進捗率が30%以下のユーザ」「開始後2週間で進捗率が50%以下のユーザ」「終了前日に確認テストに合格していないユーザ」を対象にメールをセットしておくと、指定したタイミングで指定した対象者に向けて、自動的にメールが配信されます。メールの文面はセット時に自由に記述できるので、状況に応じて逼迫度を変えるといった工夫も可能です。

担当者は事前のセットだけ行い、後は手放しで状況を見守っていればOKです。

[▲INDEXへ]

Q14. 学習結果を出力して自社のレポート形式に整えたいのですが、データの加工は自由にできますか?

A14. 
学習結果データは、企業の人材育成に関する情報資産です。これを出力して分析やレポーティングに利用するというニーズは大変高いといえます。レポートというと「自動的にグラフになっているのが簡単でよい」とお感じなるかもしれませんが、どのような項目を、どのような軸で分析・集計し、どのようなフォーマットに整形するか、といったレポーティングの要件は、企業によって実に様々です。施策の目的によっても変化することがあるでしょう。

よって、中途半端にフォーマットが決まってしまっていることが、逆に不便さにつながることが間々あります。Careership®ではごく基本的な集計情報を除き、履歴情報はレコード一覧という形で画面表示します。その分、検索機能を充実させ、表示されるデータの絞り込みがしやすいよう工夫を行っています。絞り込んだ情報はそのままエクスポートできるので、あとはエクセル上で必要な分析や加工を行えばOKです。

なお、一部のお客様はEXCELのマクロを活用されています。

[▲INDEXへ]

Q15. 不規則に入社してくるパート・アルバイト、派遣社員の入社研修の準備・管理に手間がかかっています。改善する方法はありますか?

A15. 
雇用形態を問わず、「入社時研修」を実施されている企業は多いと思います。これをeラーニングで行う場合、入社したタイミングでそのスタッフをLMSに登録し、所定のプログラムを配信する必要があるわけですが、これを都度行うのはかなりの手間です。

そこでCareership®では、ユーザ属性に「入社年月日」を登録しておけば、その日から起算して「○日後から○日間」、必要なeラーニングが自動的に配信されるようにしました。

派遣社員には、「○日後」になったらアカウント通知を兼ねた開講通知メールが届きます。さらに、研修の終了日が近づくと「チアアップメール」が届きます。これらも事前にLMS上でセットしてあるため、研修の管理者はユーザの登録以外ほぼ手放しで、進捗だけチェックすればOKということになります。(ちなみに、LMSを人事システムと連携すれば、ユーザの登録すら省略可能となります)

[▲INDEXへ]


4. パフォーマンスに関するご質問

Q16. クラウドサービスだと不安定ということはありませんか?

A16. 
最近のLMSは、クラウドサービスによる提供が一般的です。外部インターネットを使ったサービス、と思うと、「通信が頻繁に切れるんじゃないか」「回線がパンクするんじゃないか」「セキュリティは大丈夫なのか」といった不安が頭をよぎるかもしれません。一言でいうと、こういった不安は一昔前のものです。

今、世界は正にクラウドの時代です。買い物から銀行の決済、株取引、あらゆるサービスがクラウド化されています。そこには個人情報をはじめ機微な情報が満載されていて、当然ながら強固なセキュリティの下、24時間絶え間なく取引が行われています。LMSも同様の流れの中に身をおいています。

Careership®は2015年度から2017年11月現在まで、システム稼働率100%を維持しています。システムがダウンすることはまずありません。

eラーニングのクラウドサービスについて、詳しくは別記事「クラウド型のeラーニングを選ぶ理由 メリットとデメリットを解説」をご参照ください。

[▲INDEXへ]

Q17. 処理速度は充分ですか?

A17. 
LMSに限りませんが、大量のデータを登録した、処理をしたりするとき、長く待たされてイライラしたことはありませんか?「実行中」を表すアイコンが回り続けているものの、進捗が分からないし、他の操作はできないし、仕舞いには本当に処理しているのか疑わしくなってきてしまって思わずブラウザの閉じる[×]ボタンをえいやっと押してしまう―。そしてまたやり直し。これではイライラがたまるばかりか業務も進まず、不満は募るばかりです。

Careership®では、システム管理者が何らかの処理を走らせた場合に「バックグラウンド処理」を採用しています。文字通り裏側で処理が行われるため、実行ボタンをクリックした後他のページに移動して別の操作をしても、ログアウトしても、表側には何も影響がありません。処理状況は専用の管理画面に表示されるので、終了確認も処理履歴の確認も簡単です。

[▲INDEXへ]


5. セキュリティに関するご質問

Q18. 社員番号や生年月日をパスワードにする人が多そうなのですが、セキュリティは大丈夫でしょうか?

A18. 
ユーザ個人がどんなパスワードを設定しているのか、管理側からは見えないので、セキュリティ面で不安になることがあるかもしれません。特に、社員番号や生年月日はパスワードとして使われがち、かつ他人から推測されやすいので、問題視すべきです。

Careership®では、任意のパスワードポリシーの設定が可能です。文字数、使用可能な文字種、有効期間、更新時のルール、強制再設定の条件指定など、設定の幅はかなり柔軟です。また、ユーザIDと同じ文字列の利用を禁止することもできます。これらの設定項目を駆使すれば、社員番号や生年月日をそのままパスワードに利用することを防ぐことができます。

[▲INDEXへ]

Q19. 秘匿情報が含まれる教材を配信することにリスクを感じます。よい方法はあるでしょうか?

A19. 
経営に関する情報、不祥事に関する情報、自社特有の技術情報など、従業員に周知したいけれど社外には漏らしたくない情報というのはたくさんあります。

例えば従業員が喫茶店や移動中の電車内でeラーニングを受講することにリスクを感じるのは当然です。しかし、セキュリティが理由でeラーニングを使えず、情報伝達がスムーズに行えないとなると本末転倒です。

Careershipでは、アクセス可能なIPアドレスを制限し、例えば特定の教材は社内でしか受講できないようにするなどの設定が可能です。

[▲INDEXへ]


6. まとめ

いかがでしたか?
当社がお客様からよくいただくご質問を、Q&Aの形でご紹介しました。実際に人材育成の現場でeラーニングを運用されている方、または導入やリプレイスを検討されている方の具体的なご質問・ご要望は、LMSのあるべき姿や、今後進むべき方向性を示す貴重な情報です。

ぜひあなたの会社のLMSの評価や、よりよい運用方法の検討にお役立てください。

Careership®は大企業による大規模かつ複雑な運用に、きめ細かく対応するLMSでありたいと考えています。ご興味をお持ちの方はぜひお気軽にお問い合わせください。

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

無料eBook『eラーニング大百科』
教育担当がこっそり開くパーフェクトガイド

社員教育や人材開発を目的として、
・eラーニングを導入したいが、どう選んだらよいか分からない
・導入したeラーニングを上手く活用できていない
といった悩みを抱えていませんか?

本書は、弊社が17年で1,100社の教育課題に取り組み、

・eラーニングの運用を成功させる方法
・簡単に魅力的な教材を作る方法
・失敗しないベンダーの選び方

など、eラーニングを成功させるための具体的な方法や知識を
全70ページに渡って詳細に解説しているものです。

ぜひ、貴社の人材育成のためにご活用ください。

プライバシーポリシーをご確認いただき「個人情報の取り扱いについて」へご同意の上、「eBookをダウンロード」ボタンを押してください。

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう