失敗しないeラーニング 業者選定の仕方<RFP/RFIサンプル付き>

「なるべくスムーズに業者(ベンダー)を決めたいが、数ある中からどのように絞り込めばよいかわからない」

eラーニングに限らず、システムベンダーの選定は大変です。

インターネットで検索すればたくさんのベンダーが表示されますが、選定ポイントを整理したり、各社の特徴を把握したり、それ以前にサイトに記載されている情報の意味がよく分からなかったり。自分でなんとかしようとすると、時間と手間がかかることばかりです。

しかし、実は強力な助っ人がいます。それは、選定対象たるベンダーです。

本稿では、eラーニングの検討にあたり、ベンダーのサポートを最大限に活用しながら情報収集や提案書作成、ひいてはベンダーの選定そのものを行う方法をご紹介します。要件整理に役立つ資料のサンプルもご案内します。

eラーニングのベンダーはeラーニング専門家です。彼らの知見を活用しない手はありません。ぜひ、eラーニングの検討にお役立てください。

1. eラーニング・ベンダーの選び方

eラーニングの検討を始めてから実際に導入するまでのステップは、大きく以下の7つに分けられます。

(図表)eラーニング検討~導入のステップ

本稿では前半の「検討段階」にフォーカスし、情報の集め方や、集めた情報をベンダーの選定に向けて整理していく方法について解説します。

なお、後半の「導入段階」のステップについては、別記事「eラーニングの導入を成功させるために押さえておくべき4つのステップ」にまとめていますので、そちらをご参照ください。

また、LMSの利用形態にはクラウドサービスとオンプレミスがありますが、最近ではクラウドサービス導入が主流となっている(当社では98%以上 )ため、ここではクラウドサービスを前提に解説します。

では、ステップごとに詳しい内容をみていきましょう。

1-1. 情報収集

まずは情報収集です。情報収集は、社内と社外、それぞれを対象に行います。

1-1-1. 社内の情報収集

社内の情報収集は、要望のとりまとめがメインです。既にeラーニングへのニーズが具体的に明文化できていれば問題ありませんが、ここが曖昧だと選定ポイントが見えにくくなってしまいます。関連他部署も含めて改めてヒアリングを行い、eラーニングで実現したいこと、現在の運用上の課題、求める機能要件などについて書き出しておきましょう。

1.1.2 社外の情報収集

社外の情報収集は、LMSベンダーに関することがメインとなります。インターネットで検索したり、付き合いのあるベンダーに紹介を依頼するのもよいでしょう。

ちなみに、企業向けの主なLMSベンダー には以下のような企業があります。(50音順、コロン以下はLMS名)

  • サバ・ソフトウェア:Saba
  • サムトータル・システムズ:SumTotal
  • デジタル・ナレッジ:KnowledgeDeliver
  • 東芝:Generalist
  • 富士通:Internet Navigware/KnowledgeC@fe
  • ライトワークス:Careership

まずは3-4社から以下のような情報を収集してみると、大体の比較ポイントが見えてきます。

  • 製品情報(機能・ユーザビリティ )
  • 事例情報(導入効果・実績)
  • サポート情報(運用代行、ヘルプデスク)
  • 概算費用(価格)

官公庁や大企業のシステム部門が検討する場合は、「情報提供依頼書(Request For Information, RFI)」を作成してベンダーに情報提供を依頼する例が多く見られます。

RFIは、自社にとって必要なシステムの条件をどのように設定すればよいか分からないときに、事前にベンダー側から製品や市場に関する情報を得るための依頼書です。発注側は、情報や知識のない中であれこれ悩む前に、既に導入実績のある製品を確認しながら、自社が実現したいことのイメージに照らして、要件を確定したり、概算費用を算出したりすることができます。

具体的な項目としては、例えば以下の様なものが考えられます。


参考)RFI項目例 <エクセルダウンロードはこちら>

すでに要件が明確なところや施策上特に注目したい点については、十分な情報を提供してもらえるよう、その旨を明記しておきましょう。

RFIを発行するにせよしないにせよ、導入予定のLMSをどのような教育施策に活用するのか、情報をまとめておくことは大切です。別記事「絶対に失敗しないeラーニングの選び方 選定基準は6W1Hで整理する」を参考に、情報を整理し、「やりたいこと」のイメージをなるべく具体的に、漏れのないように伝えるようにしましょう。

また、連絡を取ったベンダーには、製品デモや導入事例・実績の紹介を依頼しておくようにしましょう。デモや事例を通じ、早い段階で具体的なイメージを持っておくと、その後の要件整理やベンダー選定に役立ちます。

1-2. 企画立案/予算申請

収集した情報をもとに企画を立案し、予算を申請・確保します。

まずは、社内から収集した情報(解決したい課題(目的や要件、条件等)を整理して、LMS導入の企画書を作成しましょう。LMSを導入する必要性、緊急性や重要性を合理的に説明することがポイントになります。一般的なシステム導入で活用される「提案依頼書(Request For Proposal, RFP)」で情報を整理するのも良いでしょう。

以下は、機能要件一覧の例です。自社に必要な機能をこのような形でリスト化することで、ベンダーとのコミュニケーションがしやすくなりますし、検討モレを防ぐことができます。RFPや提案書の添付資料としても活用できますので、参考にしてください。


参考)LMS要件機能一覧(当社サービスより抜粋) <エクセルダウンロードはこちら>

なお、クラウドのパッケージサービスを利用する場合は、RFPを活用しない例もみられます。どこまで厳密に手続きを進めるべきか、自社の状況や施策の規模に鑑みて判断するのが良いでしょう。

最後に、社外から収集した情報(製品概要や概算費用)をもとに、暫定のベンダー比較表(要件対応や費用を比較する表)を作成しておくと便利です。これにより企画の実現性や予算感が分かり、予算申請に活用できます。

1-3. ベンダー選定

予算を確保したら、いよいよベンダーの選定です。
ここまでにまとめた要件をベンダー各社に伝え、正式に提案を依頼しましょう。「提案依頼書(Request For Proposal, RFP)」を作成している場合は、提案書を受領した上で提案説明会の実施を依頼し、製品デモや提案内容の説明を受けます。製品の操作性や各社の特徴・強みは資料だけではなかなか判断できないので、直接のコミュニケーションを通じ、できるだけ具体的な情報を得られるよう努めましょう。

提案説明を受けた後は、その内容をベンダー比較表に落とし込み、整理したうえで、どのベンダーが最適か、関係者で検討して合意しましょう。

なお、ベンダー選定では、ベンダー比較表をもとに、技術点と価格点を総合して判断する流れが一般的です。

技術点は、要件への対応度合いを○×判定 し、それらの数をもとに点数で評価するイメージです。価格点は、相対比較で点数を付けたり、価格項目ごとに重み付けをした上で点数化して評価するイメージです。

ベンダーの比較だけでなく、交渉ポイントのあぶり出し等にも役立ちますので、ぜひ作ってみることをおすすめします。また、事前にRFPに評価方法を記載しておくと公平な選定ができます。

なお、実際の運用においては、同業他社での導入実績、運用サポート内容、セキュリティ対策 、サービスレベル 等の非機能要も重要になってきますので、技術点の評価項目には機能要件だけでなく、上記のような非機能要件も忘れずに組み込むようにしましょう。

セキュリティ対策についてはISOの取得状況、サービスレベルについてはSLA(Service Level Agreement、サービス品質保証)の開示などが一つの指標となります 。

2. まとめ

いかがでしたか?
eラーニングの検討を進める差異の3つのステップをご紹介しました。

  1. 情報収集
  2. 企画立案/予算申請
  3. ベンダー選定

情報収集の段階では「いかに網羅的に情報を収集できるか」、「KSF(Key Success Factor)を見つけられるか」が重要です。そのためにも、積極的に様々なベンダーに問い合わせや資料請求を行いましょう。eラーニング市場や競合情報をベンダーの担当者に聞いてみるのも手でしょう。そのベンダーの担当者の信頼性や習熟度を測ることができます。

LMSベンダーは長年eラーニングに携わってきたプロですので、教育施策推進のための最強のサポーターとなりえます。最適な提案をしてもらえるよう、なるべく早い段階で自社の運用イメージや課題を伝えましょう。提案段階で「やりたいこと」がしっかり決まっていれば、運用設計もしやすくなります。

ぜひ自社にぴったりなLMSベンダーを探し、eラーニングの導入を成功させましょう。

以下の様なお悩みを抱えてはいませんか?

e-ラーニングのイメージ画像■効率的な社員教育によって生産性を上げたい
■社員、従業員教育にもっと力をいれたい
■全社的なスキルの底上げ・均質化を実現したい

当メディアを運営する株式会社ライトワークスは、 大企業での豊富な実績を基に、

・堅牢で豊富な機能を持ち、統合的な学習管理を可能にするLMS

・さまざまなニーズに対応する多様な教材
・グローバル人材の育成プログラム

を提供しており、人材育成におけるあなたの課題を解決します。
まずはお気軽に無料でお問い合わせください。