失敗しないeラーニング 運用方法を見直して効率と効果を上げる方法

「eラーニングを導入して数年が経つが、どうも効果的に活用できている気がしない」

そんな不安を抱くことはありませんか?

LMS(Learning Management System、学習管理システム)を使って教材コンテンツを配信するeラーニングという手法は、企業の人材育成シーンに定着してきています。しかし、導入したことで安心してしまい、なかなか運用方法を追求することができない状況に陥りやすいのも確かです。

しかし、規模の大きな教育を効率よく行えるというeラーニングの性質上、ちょっと設計を見直して運用の工夫をすれば、その手間以上の効果が期待できます。その際ポイントとなるのは、運用上の課題をしっかり見極めることと、方向性を過たずに対策を打つことです。

とはいえ、運用上の課題を見極めるのはそう簡単ではありません。なぜなら、「LMSを使ったeラーニング施策で、何をどこまでできるのか?」をある程度把握していなければ、改善の可能性から逆算した課題設定ができないからです。

当社のお客様でも、運用サポートスタッフから改善提案を受けて初めて「えっ、そんなことできるの?」「あ、それが課題だったのか」と仰る方がよくいらっしゃいます。

そこで、本稿では、LMSの運用においてありがちな問題の例とその対策を例示しつつ、eラーニングをより効果的かつ効率的に運用する方法を解説いたします。
ぜひ自社のeラーニング運用の参考にしてください。

1. eラーニング運用「あるある」例とその対策

eラーニングの運用の仕方は各社様々ですが、中には残念ながら非効率といわざるを得ない例がみられます。組織には様々な事情があるので、即解消というわけにはいかないかもしれませんが、参考になると思いますので、ぜひ自社に当てはまるものがないか確認してみてください。

1-1. 部門ごとに異なる教育ツールを使っている

1-1-1. 状況と課題

組織の規模が大きいと、教育施策の運営が部門任せになっている例が見られます。部門ごとに教育予算を持ち、教育ツールも自部門で調達します。一方で、全社必須の教育だけは人事部主管のLMSで実施したりします。そうすると、社内にたくさんの教育ツールが散在することになります。

(図表1)社内に複数の教育ツールが散在

各部門で必要な教育を行えるというのは効率的ですし、スピード感もあるでしょう。しかし、同時に以下のようなデメリットがあることは見逃せません。

  • 全社的な教育施策の実施状況がリアルタイムで把握できない
  • 人材のスキル保有状況が全社規模で把握できない
  • 人材の「育成」に関する履歴を一気通貫で追うことができない
  • コストに無駄が生じる

人材は企業の財産です。各部門の従業員がどんな教育を受け、どのようなスキルを保有する人材が育っているのか、これを人事部がリアルタイムで把握できない状況は、育成の面でも配置の面でも非効率といわざるを得ません。

また、部門ごとに教育ツールが異なると、部門をまたいで異動した際に、その従業員の育成履歴を効率的に引き継ぐことができません。もし、異動前と後の部門で類似した教材が別のツールで運用されていた場合、学習履歴は引き継げるのか、それとも再度学習しなおさなければならないのか、または再学習は不要とし、その事実を別の形で管理するのか、様々な「人力での工夫」が必要になります。

学習の履歴は成長の軌跡でもありますから、仮に部門が変わるたびにその人の「学習した過去」が消えてしまうとしたら、それはその方のキャリアデザインにも関わる問題といえるでしょう。

また、各部門で異なる教育ツールを調達する場合、導入・運用・メンテナンス、全てにおいて社内リソースや外注費が重複的に係ってきますので、コスト面でも非効率と言わざるを得ません。

1-1-2. 対策

対策の仕方はただ一つ、LMSを一本化することです。LMSを一本化したら、部門単位での運用ができなくなり、人事部の負担が増すのでは?とお思いかもしれませんが、そんなことはありません。組織階層を登録し、それぞれの組織に運用権限を付与することのできるLMSなら、部門といわずどんな規模の組織単位でも、教材を登録したり配信したりすることができます。教材作成ツールを導入し、各組織でオリジナル教材を作成できるようにしてもよいかもしれません。

人事部は最高権限を持って、前者の教育実施状況と内容を把握することができるようになります。

また、組織間を人が移動しても、LMS内での所属組織を変更するだけなので、その人の学習履歴には何ら影響はありません。

更に人事データベースと連携すれば、運用の手間はいっそう削減できるでしょう。人事データベースとの連携については別記事「eラーニングの導入を成功させるために押さえておくべき4つのステップ」をご参照ください。

1-2. 複数のベンダーから教育コンテンツの配信を受けている

1-2-1. 状況と課題

「教育施策」というものを考えた場合、それを構成するのは研修であり、教材でしょう。eラーニングを運用する場合は教材コンテンツということになりますが、自社の教育施策を「教材コンテンツ」単位で組み立て、複数のeラーニングベンダーから配信サービスを受けている例が見られます。

(図表2)教育施策ごとに異なるeラーニングベンダーを利用

この場合、ベンダー各社の教材を吟味し、自社の目的に合った教材を採用するわけですから、一つ一つの教育は質が高いといえます。また、パッケージのクラウドサービスを利用すれば配信や運用についてはそれぞれのベンダーのサービスを受けられますので、事務局の手間は削減できるでしょう。

しかし、各教材コンテンツの学習履歴は各社のLMSに記録されるため、個人の学習履歴を一元管理することができません。従業員の学習状況を俯瞰するためには、各社のLMSから学習履歴を出力し、マージする必要が出てくるのです。

よって、この場合も、前項の「1-1. 部門ごとに異なる教育ツールを使っている」場合と同じような問題が生じることになります。

1-2-2. 対策

「1-1. 部門ごとに異なる教育ツールを使っている」の対策同様、LMSを一本化するのがよいでしょう。そうすると教材を選べなくなるのでは?と思われるかもしれませんが、そんなことはありません。eラーニングの教材コンテンツには統一規格があり、現在企業で運用されている教材コンテンツの多くは、「SCORM1.2」という規格に準拠しています。

これに準拠していれば、異なるベンダーのLMSにも登録・配信ができるのです。よって、LMSを一本化することは、必ずしも教材を限定することにはなりません。全ての教材を一つのLMSから配信する形を取れば、教材も学習履歴も一元管理することができます。

1-3. 必要な人に必要な教育を届けられていない

1-3-1. 状況と課題

これは導入している教育ツールの数の問題ではなく、LMSの機能または使いこなし方の問題です。
例えばですが、若手の情報セキュリティに関する意識の低さが問題になり、eラーニングで対策を講じることになったとします。対策としては、以下のどちらがよいでしょうか?

① 全社員に情報セキュリティのeラーニングを受けさせる
② 若手に情報セキュリティのeラーニングを受けさせる

当然②だと思います。ところが、LMSを使って配信対象を絞り込むことができず、「大は小を兼ねる」で①を選択するケースが少なからずあるようです。もちろん「大は小を兼ねる」は事実ですし、セキュリティやコンプライアンス等の普遍的な教育なら、全社展開しても損はないと考えることもできるでしょう。

しかし、若手向けに用意した教材をベテラン社員に受けてもらうことに、本当に意義はあるのでしょうか?ベテラン社員向けにはレベルの違う教材や、マネジメントなど別の学習に時間を使ってもらう方がよいのではないでしょうか?

(図表3)必要な集団に必要な教育を届けられているか

eラーニングに限らず人材育成全般に言えることですが、労働人口が減少する中、企業ではより効率的な人材育成が求められるようになります。そのためには、本当に必要な集団に、本当に必要な教育を届けることがますます重要になっていくでしょう。

1-3-2. 対策

対策の方法は、LMSの公開設定機能を使いこなすことと、その前提としてユーザの属性情報を緻密化することです。

公開設定とは、eラーニングを配信する対象者を指定する作業のことです。企業には大小様々な「組織」があり、最小の単位は「人」となります。「人」ごとに設定を行えば確実に「必要な人に必要な教育を届ける」ことができますが、そんなことを手作業でやっていたら日が暮れてしまいます。そこで、ユーザの属性情報を利用するのです。

ユーザの属性情報とは、年齢、性別、所属組織、入社年など、個人の氏名に追加して管理される情報のことをいいます。LMSでは、属性情報で対象を絞り込んで配信を行うことができます。一番よく使われるのは「所属組織」でしょう。

例えば営業部だけに特定のeラーニングを配信する、といったイメージです。個人が所属する組織は上に向かって集約されていきますが、対象とする階層を指定することができれば、事業部であれ、部門であれ、課であれ、自由に設定することができます。

(図表4)組織ツリーを使ったeラーニングの配信設定例

また、例えば入社年の範囲を指定して絞込みを行えば、上で例に挙げた情報セキュリティ研修も若手層だけを対象に実施することができます。

属性情報としては、他にも、部門を横断して設置されているコミッティ、保有資格、国籍などが考えられます。ユーザの属性情報の項目が多ければ多いほど、緻密な公開設定を行うことができると言えるでしょう。

情報の登録にはひと手間必要となりますが、運用上のメリットは大変大きいのでおすすめです。なお、こちらも、人事データ連携を行えば登録・更新の手間を削減することが可能です。

1-4. LMSの運用サポート機能を使いこなせていない

1-4-1. 状況と課題

この問題は具体的な状況を挙げるのが難しいのですが、漠然と「運用が大変」「結局手間がかかる」と感じていらっしゃる場合に当てはまるように思います。解決策を見ていただく方がイメージしやすいと思うので、以下から当てはまるものがないか、探してみてください。

1-4-2. 対策

LMSには教育施策を推進するための様々なサポート機能が付いています。
代表的なものでは以下のような機能が挙げられます。

  • メール送信機能
  • 掲示板機能
  • 問い合わせ機能
  • セキュリティ機能
  • シングルサインオン機能
  • 人事データ連携機能

1つずつ見ていきましょう。

・メール送信機能
LMS上で行われる操作や情報の変化をトリガーに、学習者に様々なメールを配信することができます。例えば以下のようなメールが挙げられます。多くの場合定型文が用意されているので、ワンクリック、または事前の設定によって自動配信が可能です。


(図表5LMSで配信できるメールの例

メール機能を使いこなすことで、施策の推進を効率化することが可能です。

・掲示板機能
事務局から学習者に向けたお知らせを表示する機能です。「開講のお知らせ」「メンテナンスのお知らせ」などのほかに、研修ガイダンスやLMSの操作マニュアルの配布などに使われることもあります。

・問い合わせ機能
学習者からの操作に関する質問や、研修に関する相談などを受け付けるための機能です。LMS上で操作を行うと、問い合わせ内容が記載されたメールが事務局に届きます。また、パスワードの問い合わせ機能もありますが、こちらは自動対応が基本ですので事務局の対応は不要となります。

・各種セキュリティ機能
研修の内容には秘匿性の高いものもあります。秘匿性の高いものほど学習の重要性は高いと考えられますので、セキュリティが理由でeラーニングを使えず、情報伝達がスムーズに行えないとなると本末転倒です。このため、アクセス可能なIPアドレスを制限し、例えば特定の教材は社内でしか受講できないようにするなどの設定が可能です。

・シングルサインオン機能
LMSへのログインを省略する機能です。これは個人アカウントで利用されている別のシステム(例えば社内ポータル)の存在が前提となりますが、そのシステムを経由してLMSにも自動的にログインできるようにするものです。学習者はIDやパスワードの入力の手間が省けるので、学習に至るまでのハードルが一つ減り、学習が促進される効果が期待できます。利用には若干のカスタマイズが必要です。

・人事データ連携機能
既存の人事データシステムから、必要なユーザ情報をLMSに呼び込むための機能です。こちらもカスタマイズが必要となりますが、当社の感覚ではユーザの数が1000人を超えたら検討の価値ありという感じです。「価値あり」というのは、システム管理者がユーザを登録したり、その情報を更新したりする必要がなくなるので、それによって軽減されるコストと見合うという意味です。

※シングルサインオン機能、人事連携機能については別記事「eラーニングの導入を成功させるために押さえておくべき4つのステップ」もご参照ください。

上記のような運用をサポートする機能の存在を知っているかいないか、知っていても使っているかいないかによって、運用の手間は大きく変わってくるでしょう。ぜひご利用中のLMSの機能を再確認してみてください。

1-5. 教育施策の内容が組織の課題に結びついていない

1-5-1. 状況

これは、LMSで運用されているeラーニングが、本当に今求められている教育施策なのか、ということです。

例えば、自己啓発の施策として100近い教材コンテンツを従業員に開放し、自由に受けてもらう、という施策を行うとします。もちろん、従業員全体にとっては非常に良い機会を提供することになりますが、もしeラーニングを使った施策がそれだけだとしたら、他の機会損失につながるといわざるを得ません。

課題を明確にしたり、対象を絞って強制力をも持たせるなどの工夫をすれば、同じ教材コンテンツを使ってより効果的な教育施策を実施できるはずだからです。これは先に述べた「1-3. 必要な人に必要な教育を届けられていない」例とも共通しますが、社内に存在する様々な規模の集団の課題をとらえ、そこに的確な教育を提供できていない例は意外と多いようです。

1.5.2 対策

「1-3. 必要な人に必要な教育を届けられていない」同様、LMSの公開設定機能を使いこなすというのは重要な打ち手です。しかし、「教育施策の内容が組織の課題に結びついていない」原因が、設定の問題にあるのではなく、「組織の課題」が見えていないことにあるとしたら、より上位の設計からやり直す必要があるでしょう。

経営課題と教育施策を結びつける考え方については、別記事「絶対に失敗しないeラーニングの選び方選定基準は6W1Hで整理する」の「1. eラーニングの利用目的を明確にする(Why)」で述べていますので、そちらをご参照ください。

部門等階層別の組織の課題については、人事部がこれを吸い上げて教育施策に反映する取り組みを行うか、各部門でeラーニングを使った教育施策を自由に実施できるようにするか、いずれかの打ち手が有効です。後者については本稿「1-1. 部門ごとに異なる教育ツールを使っている」の対策部分もご参照ください。

2. LMSを使いこなしている事例のご紹介

2-1. 商社A :配信先を自由自在にコントロール

大手商社のA社では、グループ会社や業務委託先、海外支店も含む全ての企業に関するeラーニング研修を、1つのLMSで実施しています。ユーザ数は1万超。情報の更新を効率化するため、人事データ連携を行っています。

 

実施している研修の内容は、全従業員が対象となるものから、階層別教育、特定の部門の専門的な教育まで実に様々です。全従業員が対象の教育であっても、海外支店も含みますので、それぞれの拠点、場合によっては個人単位で、言語の異なる教材を用意し、配信を行っています。

 

これを可能にしているのが、ユーザの属性情報です。例えば、人事部主管で行われている若手向けの会計・財務の基礎研修では、一般の社員のほかに、派遣社員や契約社員など、特定の雇用形態の社員も対象となります。このため、入社年と雇用形態で対象を絞り込んで教材を配信しています。

 

また、同社には出向社員が多く、教育施策に関する通知・連絡に課題がありました。そこで、原籍のメールアドレスと出向先のメールアドレスを両方LMSに登録し、事務局からの連絡が2つのアドレスに同時送信される仕組みを構築しています。

 

2-2. 通信業B社:入社年月日起算で派遣社員に研修を自動提供

大手通信業のB社では、派遣社員の入社時研修をeラーニングで実施しています。派遣社員の入社日はバラバラなので、実施のタイミングを人の手で管理すると余計な手間がかかります。

 

とはいえ、月に一度に集約するのでは即戦力になってもらうのが遅れてしまいます。そこで、LMSに登録する際にユーザ属性として「入社年月日」を登録。その日から起算して「○日後から○日間」、必要なeラーニングが公開されるようにしているのです。
ちなみに、LMSにはこの研修の「対象者グループ」が作成されていて、やはり登録時にそのグループに参加させれば、その派遣社員は自動的にその研修の対象者となります。

 

つまり、派遣社員が入社したら、LMSに登録するだけで自動的に研修が始まるようになっているのです。

 

派遣社員には、「○日後」になったらアカウント通知を兼ねた開講通知メールが届きます。さらに、研修の終了日が近づくと「チアアップメール」が届きます。これらも事前にLMS上でセットしてあるため、研修の管理者はユーザの登録以外ほぼ手放しで、進捗だけチェックすればOKということになります。

 

この仕組みの導入により、B社の研修管理者はランダムに入社してくる派遣社員の研修準備をする作業から開放され、他の業務に集中できるようになったということです。

3. まとめ

いかがでしたか?
eラーニングの運用について、ありがちな状況とその課題を挙げ、それぞれの対策を紹介してきました。

部門ごとに異なるツールを使っていると、教育施策の全体像、およびその履歴の管理に問題が生じます。LMSを全社で統一し、権限設定に工夫をすることで、人事部主催の教育施策と部門ごとの教育施策を並行して実施できるようになります。

複数のベンダーから教育コンテンツの配信を受けている場合も、履歴の管理に問題が生じます。eラーニングの統一規格を活用し、プラットフォームを一つのLMSに集約するようにしましょう。

必要な人に必要な教育を届けられていない場合は、ユーザの属性情報を緻密化し、eラーニングの公開設定にその属性情報を活用するようにしましょう。ユーザの属性情報が多ければ多いほど、対象となる集団を絞り込みやすくなり、教育施策の精度を上げることができます。人事データ連携を行うのも一手です。

漠然と「運用が大変」「結局手間がかかる」と感じる場合は、LMSの運用サポート機能を使いこなせていない可能性があります。以下のような機能の存在を確認してみましょう。

・メール送信機能
・掲示板機能
・問い合わせ機能
・セキュリティ機能
・シングルサインオン機能
・人事データ連携機能

教育施策の内容が組織の課題に結びついていないと、思うような効果が得られないリスクが生じます。組織の課題は何か、何を達成するための教育施策なのか、具体的に考察し、設計を見直してみましょう。

いずれのケースでも、一度見直しを行えば、よりよい運用の「型」ができ、自社の教育施策の手法として回していくことが可能でしょう。

人材不足の時代、人材育成にはこれまで以上に効率と効果が求められています。事例に挙げた2社では、こうした傾向に対応する教育施策が行われていると言えるでしょう。

本稿の内容が、あなたの会社のeラーニング運用の改善につながれば幸いです。

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