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事例:リーガルテック導入で、拡大し続ける法務業務に対応する〔双日〕

「限られた人員で、増え続ける法務業務にどう対応していけばよいのか」

グローバル化、コンプライアンス意識の高まりといった環境変化、M&A、リスクマネジメントといった経営に直結する課題への対応など、企業法務の担当領域は年々、拡大の一途をたどっています。一方で、働き方改革推進の動きを受けて、生産性の向上や業務の効率化が今まで以上に求められるようになりました。

そんな中で、テクノロジーの力で企業の法務力を強化する「リーガルテック」に注目が集まっています。サービスを提供するベンダーも数多く登場し、リーガルテックの導入を進める企業も増えてきました。

双日株式会社(以降、双日)は、リーガルテックの導入を積極的に推進するリーディングカンパニーです。同社でリーガルテックのリサーチ・導入を担当され、2020年3月に書籍『リーガルテック・AIの実務~デジタル・トランスフォーメーション(DX)時代の企業法務改革~』を上梓された双日株式会社 法務部 コンプライアンス統括課の高林淳氏に、双日におけるリーガルテックの導入とその効果、また導入検討時に注意すべきこと、リーガルテックがもたらす法務業務・法務教育の変革についてお話を聞きました。


1. リーガルテックとは?なぜリーガルテックが必要なのか?

-まず、リーガルテックとはどういうものなのでしょうか?

高林様:法務部社員のみならず、「法務機能に関わる人が法務業務のために使うテクノロジー」を総称して「リーガルテック」と呼んでいます。契約業務をはじめとする伝統的な法務業務をリーガル業務、そして法令や社内ルール違反の未然防止と事後対応を含むこれらの遵守徹底業務をコンプライアンス業務と分けられると思いますが、双日ではそれぞれにおいてリーガルテックを活用しています。

-具体的にはどのようなものがあるのでしょうか?

高林様:リーガル業務の分野では、「契約レビュー」、国内外の法令・判例に関する「リサーチ」、「電子署名」、「ワークフロー・文書管理」、アメリカの民事訴訟において電子データでの証拠開示をおこなう「eディスカバリー」など。コンプライアンス業務では、内部通報のための「ホットライン」、デジタル機器内のデータを解析し情報収集をおこなう「デジタル・フォレンジック」、コンプライアンス教育のための「eラーニング(LMS)」などが挙げられます。「RPA(Robotic Process Automation)」、「チャットボット」などもコンプライアンス業務で活用することができます。その他、業務をサポートするものとして翻訳ソフトや、大手外資系法律事務所では必ず導入しているWord比較ソフトやいわゆるプルーフ・リーディング・ソフトなどもありますね。

-なぜ今、リーガルテックへの関心が高まっているのでしょうか?

高林様:経済産業省の「国際競争力強化に向けた日本企業の法務機能の在り方研究会」の報告書にもあるように、企業をとりまくビジネス環境が、グローバル化やコンプライアンス意識の高まりなどによって大きく変化していて、それに合わせて企業法務の領域はどんどん広がっていっています。人を増やすだけではなく、効率を上げていかなくてはいけないというのは、もはや企業法務の宿命と言っていいでしょう。効率化を通じて法務機能の向上を実現する手段として欠かせないのが、リーガルテックだと考えています。

-先ほどお話にあったように、リーガルテックにはさまざまなツールがありますが、全てが効率化に直結するのでしょうか?

高林様:RPA、チャットボット、ワークフロー(稟議システム)など、導入までの作り込みが大変なものもありますが、うまく導入できれば間違いなく効率化につながるでしょう。手っ取り早く効果を出しやすいのは電子署名とeラーニングですね。電子署名では、押印手続きを済ませた文書をプリントアウトして、封入して、郵送して…という一連の手間がなくなり相当なスピード化が図れますし、印紙代や郵送代が不要になります。eラーニングも集合研修やDVD配布でやっていたものをオンライン化できるので、人件費やその他必要経費の面でもコスト削減が可能です。奇しくもこの2つは、新型コロナウィルスで急増しているテレワークとも非常に親和性が高く、今後もニーズは高まっていく一方でしょう。


2. 双日におけるリーガルテック導入

―双日の法務部には弁護士資格を持つ方を含め、61名の方が在籍していらっしゃると聞いています。人員的にはかなり充実している方かと思います。そのような組織であっても、リーガルテックの導入を積極的に進めようとなったのはなぜでしょうか?

高林様:たとえば、ある程度の規模になると、ホットラインはリーガルテックでしか実現できません。機能するには、内部通報者が保護される仕組みが必要です。それを電話でやるんですかというと、当社のようにグローバルで展開している場合、多言語での対応が必要ですし、時差の問題もある。匿名性も担保しなくてはいけないなど、ハードルがいくつもあって、電話だけで対応することは不可能です。したがって、最初は導入が必然であったと言えます。リーガルテックとして活用しているすべてのツールを法務部主導で入れたわけではないですが、さまざまなツールを活用して、質の高い法務業務を遂行できるように導入を推進してきました。リーガルテックは、効率化だけでなく、質の向上にも貢献するのです。

-先ほど企業法務の領域がどんどん広がっている、というお話がありましたが、実際に双日の中でも担当業務は増えてきているのでしょうか?

高林様:たとえば、30年くらい前は日本にはコンプライアンスという概念すらほとんどなかったと思いますが、法令遵守や内部統制意識の高まり、ハラスメントなど不祥事の概念の拡大など、世間の意識が変化し、対応しなければならない範囲や量も増えています。さらに最近では、物流コンプライアンスや、環境デューデリジェンス、表明保証保険までも法務部の担当となってきていますし、M&A後のPMI(Post Merger Integration)など、日々、どんどん枠が広がってきていますね。

-そういった拡大する法務業務の中で、リーガルテックは効率化の他に、どのような役割を担っているとお考えですか?

高林様:効率を高めるというのは手段であって目的ではありません。会社の「法務力」の強化をすることが真の狙いです。効率が上がれば、他の職能の機能を取り込めるかも知れないし、逆に他の職能に人を送り込むことができるかも知れない。このようにして、会社の法務機能の充実化、法務力の強化を図るツールとなることをリーガルテックには期待しています。

-高林さんご自身は、どのようにリーガルテックのリサーチをされていますか?

高林様:インターネットで調べたり、展示会に参加したり、ベンダーと意見交換したりしています。また、経営法友会の「Society 5.0研究会」に参加しているので、メンバーと情報交換もしています。この分野では欧米の方が圧倒的に進んでいるので、国内だけでなく欧米のリーガルテックのリサーチも欠かせません。アメリカのサンノゼに駐在している法務部員から情報を入れてもらったり、あとは外国法律事務所3、4社に何を使っているかヒアリングしたり。範囲も広く、変化も早い業界なので、多方面に網を張るようにしています。トライアルできるサービスも多いので、実際に使ってみることも大事です。これまでに契約レビューのサービスだけでも8社ほど試しました。中にはクオリティに問題のあるものもありましたが、欧米のものと比べても遜色ないようなものも国内でも出てきています。


3. コンプライアンス教育とリーガルテック

-2018年にライトワークスの「CAREERSHIP®」をベースとしたLMS「双日e-Campus」が立ち上がるまでは、どのようにコンプライアンス教育のeラーニングを実施していましたか?

高林様:2010年に「双日グループ コンプライアンス行動基準」を制定し、その理解促進のためeラーニングを実施しました。当時、国内にはeラーニングの事業者がいなかったとは言いませんが、双日が求める、多言語でのグローバル配信に対応できるベンダーはなく、アメリカのベンダーに依頼し、アメリカ在住の双日社員を中心にeラーニングのプロジェクトを立ち上げました。我々が直接システムを操作することができなかったため、なにか問題があると、その度にベンダーに依頼するしかありません。「うまく受講できない人がいるので、受けられるようにしてください」とか、「この人が未受講なのでリマインドメールを出してください」とか、そういったことをいちいちベンダーとやり取りしなければならず、時差や言語の問題も相まって、本当に運用が大変でした。

―それはかなりの手間ですね。2016年に行動基準を改定されたと聞いていますが、その際のeラーニングはいかがでしたか?

高林様:2016年は、限定的ではありますがLMSを使用する権利を買って、ベンダーが持っているeラーニング教材をカスタマイズし、独自教材を追加したりして、自分たちで実施しました。2010年に比べると、自分たちでできる範囲は広がりましたが、教材の作成には相当な時間がかかりました。現在の「双日e-Campus」では、Power PointやExcelで作ったコンテンツを簡単に教材化できるようになり、非常に進化したと感じています。法務以外の部門も、積極的にeラーニングを活用していて、日に日に教材が充実していっています。

-2018年のeラーニング/LMSの導入効果をどのように評価されていますか?

高林様:eラーニングの導入により、コンプライアンス教育の頻度と質が高められたと感じています。教育の面で考えると、1回で完全に身に付くということはないので、繰り返し学習する機会を設けることが重要です。ただそれを、集合研修でやろうとすると非常に難しい。集合研修で実施できる回数や受講可能人数には限りがありますから、希望者が受講しようとしてもなかなか受講できないというような問題もありました。eラーニングにすることで、そういった制約がなくなり、十分な教育機会の提供が可能になりました。教育が必要な項目も、セクハラ・パワハラ、反腐敗などの問題が増え続ける中で、eラーニングで実施可能なものはどんどん教材化していき、世界中の社員に向けて自分たちで配信できます。これはコストや手間の面で、そして教育効果の面でも大きな違いを生み出しています。

―書籍の中で「企業が自前でe ラーニング教材を作成するフェーズが来ている」と述べられています。企業が自前でeラーニング教材を作成する意義はどんなところにあると思われますか?

高林様:社会でコンプライアンスの重要性が高まっているという認識は共通していても、企業のカルチャーはそれぞれ。何が自社の企業理念やビジネスとマッチしているか、コンプライアンスをどう推進していくかは企業によって異なります。ベンダーの提供するコンテンツだと、どうしても通り一遍になってしまうので、自社にとって重要でないものは省き、業務に関わりが深いものは厚めにするとか、自社で発生した問題を元にクイズを作って理解を深めてもらうとか、自前であれば好きなように強弱を付けることができます。自前でeラーニング教材を作成することで、教育を好きなようにデザインできるというところが大きなメリットであると感じています。

-自前で作成した具体的なeラーニング教材としてはどんなものがありますか?

高林様:コンプライアンス関連で言うと、社内で独自ルールを作っているものが多いので、それらを教材化しています。たとえば、腐敗行為防止ルール。これは細かい社内ルールを社員は徹底的に理解し、遵守してもらう必要がありますので、市販のコンテンツでは全く不十分です。下請法やGDPR(General Data Protection Regulation:EU一般データ保護規則)などの法令についても、一般的な法律知識だけでなく、それらがどう自社に関わっているかとか、社内ルールとしてはどう定めているかなどを教材化しています。


4. リーガルテックの導入検討時に注意すべき4つのこと

-これからリーガルテックを導入したいと考えている企業も多いと思います。それらの企業が、導入にあたって気を付けるべきポイントはどんなことでしょうか?

高林様:これまでの経験やリサーチを通じて感じた注意点としては、以下の4つがあります。

(1) 規模とコスト
(2) ベンダーの協業・多機能化
(3) 新たなアドミニストレーション業務の発生
(4) セキュリティ

高林様:1つめの規模とコストですが、リーガルテック導入にあたって企業の規模感は重要です。社員5人の会社であればホットラインやチャットボットは不要でしょう。海外にも拠点があるのが国内だけなのか、営業の人にも使ってもらうのかによっても規模感は変わってきます。規模とコストは密接な関係にあります。例えば、契約書レビューの場合、ユーザー1人あたりいくらというのと、契約書何通でいくらという課金体系があり、1人いくらだと、仮に社内の全営業に展開すると莫大な金額になってしまうので導入は難しい。でも何通いくらなら入れやすいというように、課金体系にだいぶ影響を受けます。そういう課金体系によるコストの違いや費用対効果も見た上で、その企業なりに判断をするしかないと思います。

-2つめの「ベンダーの協業・多機能化」とはどういうことでしょうか?

高林様:リーガルテックの分野では、ベンダー同士の業務提携や協業がはじまっています。たとえば契約レビュー系のベンダーがとAI自動翻訳のベンダーと提携したり、ワークフローに電子署名を取り込むなど、多機能化が進んでいます。電子署名の後にワークフローを入れたら電子署名がついてきた、ということがあり得る時代となりました。そういう情報にも常にキャッチアップしていかないと、余計なコストがかかる、もしくは効率が下がる、ということが起こってしまいます。

-3つめの「新たなアドミニストレーション業務の発生」についてご説明いただけますか?

高林様:新たなツールを入れた分だけ、それに関わるアドミニストレーション業務が発生するという点に注意が必要です。たとえば人事異動に伴い必要となる権限追加や削除。Webの管理画面上で操作ができる場合もあれば、メールや電話でベンダーに伝えないといけない場合もあります。指定書式もあったりなかったり。他にも、オンプレミス型のサービスで、ユーザーが使用するパソコン1台ごとにインストールする必要がある場合、ユーザーと管理権限をもつIT部門とがインストールのタイミングを調整しなければいけません。また、使い方の講習もやり続けないと、せっかく導入したものを活用してもらえず、宝の持ち腐れになってしまいます。

-リーガリテックに関して、セキュリティ面で気を付けるべきことは何でしょうか?

高林様:セキュリティに関しては、現状社内で使用しているシステムとの整合性の問題があり、IT部門との綿密なすり合わせが必要です。自社のセキュリティポリシーに照らして導入できないということがあり得ますし、入れてみて初めて自社のシステムに合わないことが分かることもありえます。それから、付け加えるなら、ファイルを提供する形式のリーガルテックであれば、ベンダーの倒産リスクも考える必要がある。保管してあるはずのデータがどこにあるか分からない、取り出せない、となれば大問題です。

4つの注意点をお話しましたが、これらの問題を克服するためには、専任でなくとも担当者を決めて、リーガルテックの導入・メンテ業務をしっかりと評価してあげなくてはいけない。リーガルテック導入が会社全体の法務業務の効率化を図るための重要な業務であるという認識を全社もしくは経営陣が持つことも、導入プロジェクト成功の後押しになるでしょう。


5. リーガルテックがもたらす法務業務・法務教育変革

-リーガルテックの普及・進化により、法務業務自体や、求められる人財像は変化しているのでしょうか?

高林様:リーガルテックの導入が進むことで、今までにない業界標準みたいなものができていくのではと期待しています。たとえば契約の際に、自社と相手先とで同じ契約レビューシステムを入れていた場合、契約交渉でポイントとなる箇所もお互いに明白なわけです。そうなると、「ここを譲る代わりに、こっちは取りますよ」というように、交渉も、より効率的にできないかなと。それ以前に、契約書の雛形化というのはもっと進んでいく感じがするので、契約締結までのスピードは上がっていくのではないかと思います。
そうなってくると、法務業務のあり方も変わってきます。合わせて法務人財に求められるスキルも変わってくる可能性があります。契約レビューもサービスによっては、ちょっとした法律情報なんかを教えてくれます。たとえば派遣契約を結ぶときに、改正派遣法ではこう規定されていますよ、などとアドバイスしてくれるので、極端に言えば、法律を知らなくても契約書ができてしまう。営業の人でも、新人でも契約書ができるわけです。それが発展すると(人手による)契約業務はいらない、契約書を見ることすら必要ない、という時代が来るかもしれません。

―そうした時代に、企業における法務教育はどうなっていくのでしょうか?

高林様:法律の知識がなくてもできてしまうわけですけど、法務を担う人財としてそれでいいのか、という問題はあると思います。僕は以前メーカーで働いていましたが、今メーカーでは製品の図面をCADで引いていますよね。CADがない時代には手で描いていたのだから、入社3年目まではCADは使わせないで手で図面を引かせるというメーカーもあります。それと同じで、法律の知識をベースに契約書を見ることができるというスキルをどう考えるべきなのか。他の例で言うと、債権回収は以前は法務の主要業務のひとつでしたが、倒産関連の法案が整備された今、その業務はほとんどないんです。そこに関する知識は、完全にいらなくなるかもしれないが、一方で法務マンとして知っておくべきことなのかもしれない。実務遂行上で求められるスキルが変わっていっている今、守るべきこと・捨てていいこと・新たに取り入れるべきことを見極めつつ、教育を進めていく必要があると思います。


6. まとめ

-最後に、リーガルテックの今後の進化と法務業務の未来をどのように予測していらっしゃいますか?

高林様:契約業務ひとつとっても、昔は海外との契約を電話と郵送とでやっていて、真剣に契約書をチェックして交渉は1回勝負という意識で臨んでいました。それがFAXができたことでスピードが上がり、さらにインターネットの普及によりWordとメールの組み合わせになりました。そこから30年くらい変化がなかったのが、リーガルテックの登場で大きく変わるかもしれない。今はその節目かなと感じています。契約業務以外の法務業務全般でその進化が起きていて、それは単に効率化というだけでなく、法務業務の品質向上をもたらしていますし、新しい機能を取り込んで新たな業務を創出し始めてもいます。法務領域の拡大と並行して、テクノロジーによって法務業務の質や中身も大きく変革する可能性がある、まさにデジタル・トランスフォーメーション・ツールなんだと認識しています。この流れをきちんと追っていけるかどうかで、企業の実力にも差が出てくるのではないでしょうか。

*  *  *

リーガルテックが、企業法務に効率化をもたらすだけでなく、法務業務そのもののあり方や求められる人材像にまで影響を及ぼしていく可能性があるということが、高林氏のお話を通じてよりリアルに感じられました。リーガルテックの各種ツールや企業法務の未来像についてより詳しく知りたいという方は、ぜひ高林氏の書籍『リーガルテック・AIの実務~デジタル・トランスフォーメーション(DX)時代の企業法務改革~』を手に取ってみてください。


書名:リーガルテック・AIの実務――デジタル・トランスフォーメーション(DX)時代の企業法務改革
著者: 高林 淳
出版: 商事法務 (2020/3/9)

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