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1on1ミーティングの効果を上げるシート エクセルでカンタン情報管理

1on1ミーティング(MTG)を実践している、あるいはしようとしているマネージャーの方々に質問です。

部下一人ひとりの家族構成を知っていますか?
部下一人ひとりがどんなキャリアプランを描いているか理解していますか?
部下一人ひとりの強みと、その強みが発揮された具体的な行動例を挙げていただけますか?

家族構成は人事部が保管している履歴書を見ないとわからない。
キャリアプランは年1回人事面談シートで申告してもらうが、去年は忙しくて面談しなかった。
強みはクリエイティビティ。そういえば最近どんな提案をしてくれたっけ……。

ひょっとすると、このような心もとない状態という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

マネージャーにとって最も重要な役割の一つは部下の育成であり、1on1 MTGの目的は、「会社の持続的成長のために、部下のやる気を引き出して成長を促すこと」です。
そのためには、履歴書に書いてあるような基本的情報はもちろん、部下の特性や状況、将来に対する希望などをきちんと把握しておくことが不可欠です。

従って、1on1 MTGの実施にあたり、上述のような情報が手元にあると非常に便利ですし、同時に、1on1 MTGそのものが、こうした点に関する最新情報を入手する絶好の機会でもあります。MTGの内容を記録しておけば、部下に関する貴重なデータベースとなり、中長期的な育成計画を考えるうえでも非常に有用な参考情報になります。

そこで今回は、1on1MTGを推進するうえで役立つフォーマットと、情報管理の仕方、それをMTGで生かす方法をいくつか紹介します。基本的には、部下ごとのファイルと、部署の共通メッセージファイルの2つに、情報を蓄積していきます。

皆さんが普段使っている仕事ノートは、紙のノートなりPCのWordやメモパッドなり色々だと思います。1on1 MTGにまつわる情報を、そこに一緒に記載するのも結構ですが、別フォーマットでまとめて管理することにより、1on1 MTGをより効率よく、より効果的なものにすることができます。


1. 1on1 MTGの前に用意する①-日常業務観察シート

1on1 MTGで話すテーマは、部下の自主性を育むため、部下に事前に考えてきてもらうのが基本です。

テーマ設定について、詳しくは下記記事をご参照ください。

だからと言って、上司はフリーハンドで臨めばいいわけでは決してありません。
部下の業務の進め方や態度、パフォーマンスについてどんな点がうまくいっているか、どこに改善余地があるか、どんな成長課題があるかを把握し、MTGの場で的確なフィードバック(FB)やガイダンスができるよう、日頃の部下の様子をしっかり観察しておくことが求められます。

そこで、部下一人につきEXCELファイルを1つ用意し、「日常業務観察シート」を作成することをお勧めします。
日々の業務の中で、その部下に関して気づいたこと、伝えたいことを、シートに日付順に記入していき、次回の1on1 MTGまで書き溜めておきます。

◆日常業務観察シート(例)

項目の例

シートに入れる項目のうち、「部下の成長を促す」という1on1 MTGの目的に照らして、上司が把握しておくべき最も大切な点は2種類のFBです。

FB〇:うまくできたこと=ポジティブFBするポイント
FB△:改善してほしいこと=ネガティブFBするポイント

日頃から部下の仕事ぶりを観察し、その中で「うまくやってるな」「ここは改善の余地があるな」と気づいたときに、ちょっとメモしておけば、MTGのときに「何をFBするんだったっけ」と記憶をたどる必要がなくなります。
但しFBは、本来は部下が行動した直後に行うことが理想なので、それができなかった場合にシートに記入するものだとご理解ください。

また、具体的な業務に関わることもこのシートに記入しておきます。

現業務:現在の担当業務について、確認・追加指示・軌道修正したいこと
既にアサインしてある業務についての確認や指示は、基本的には1on1 MTGをまたずにその都度行うものです。しかし、さほど緊急でない場合や、部下の意見を聞いてみたい場合などは、1on1 MTGで取り上げる課題として適切でしょう。

新業務:新規にアサインしたい業務
差し迫ってはいないものの、部署としての業務のクオリティーアップや部下の新たな成長のために、新たに取り組んでもらいたい業務などを思いついたときも、リストに書き込んでおきます。

活用方法

1on1 MTGの直前に、このシートにざっと目を通しておいて、どうしても伝えなければならないものに印をつけておきます。ただし、1on1 MTGで話すテーマは基本的に部下の側から出してもらうので、シートに書き溜めた項目は、MTGの場でいきなりこちらから切り出すものではありません。

部下の話を傾聴したうえで、「話しておきたいことが他にないか」と確認し、許可をとってからうまく話をつなげましょう。

1on1 MTGでの「話したいこと」の取り上げ方について詳しくは下記記事をご参照ください。

もちろん、こちらからそのトピックスを取り上げなくても、部下の話の中に、こちらが伝えたい内容に関連する事柄が出てくる場合もあります。そうしたら、さり気なくメッセージを伝えてください。くれぐれも、相手が話したい内容から逸れて、話題を奪ってしまう「話題泥棒」にならないよう気をつけてください。

MTGで伝え終わった項目は、「ステイタス」のところに日付と「済」マークを入れます。
「済」にならなかった項目は、次回の1on1 MTGに持ち越すか、緊急度に応じて個別に部下に伝えます。


2. 1on1 MTGの前に用意する②-1on1 MTG共通メッセージ

複数のメンバーを束ねるマネージャーとして、一人ひとりの部下に対する個別のFBではなく、メンバー全員に一律に伝えたいメッセージもあると思います。部署の年間売上目標や今年度の重点施策といった公式な方針はもちろん、チームの一員として念頭に置いてもらいたいマインドセット、チームの形式知として徹底させたい具体的なスキル、ノウハウなどです。
こうしたメッセージは、基本的には定例会議や朝礼で伝達するものですが、そのような場で一方的に伝えるだけでは、メンバー一人ひとりにしっかり理解してもらえるとは限りません。

そこで、部下ごとのEXCELファイルとは別に、「1on1 MTG共通メッセージ」のファイルを作成して、メッセージ内容を記入しておきます。
そして、部下の「日常業務観察シート」にも、メッセージ内容をコピペしておきましょう。

活用方法

部下がメッセージ内容に関連した行動をとったときに、その人の「日常業務観察シート」に記入します。そして、次の1on1 MTGのとき、部署全体に発信した共通メッセージと、部下自身がとった行動とを抱き合わせでリマインドします。

たとえば、定例会議で伝えた「リーダーシップはリーダーだけでなくメンバー全員が発揮するもの』というメッセージを「1on1 MTG共通メッセージファイル」に記入し、各人の「日常業務観察シート」にもコピペします(共通4M )。その日の企画会議で、●●さんが意見をうまくまとめてくれたことは、リーダーシップを発揮した例だと感じたら、●●さんの「日常業務観察シート」に記入します(共通4Mの下FB〇)。そして1on1 MTGでは、「定例会議で『リーダーシップはリーダーだけでなくメンバー全員が発揮するもの』というメッセージを出したけど、先週の企画検討会議では、率先して意見の整理をしてまとめるところまで持って行って、まさにリーダーシップを発揮してくれたね」とポジティブFBをします。

◆1on1 MTG共通メッセージファイル(例)

◆日常業務観察シート(1on1 MTG共通メッセージ入り)(例)


3. 1on1 MTG中に使う-プロセスチェックシート

1on1 MTGは、以下の3つの基本プロセスで進めます。
実際にMTGを行う際には、これらを記載した「プロセスチェックシート」を上司と部下がそれぞれ手元に持っておくと便利です。

1on1 MTGのプロセスについて、詳しくはこちらの記事をご参照ください。

① テーマの設定
その日の1on1 MTGで取り上げる成長課題を決める。部下の自発性を促し、自分の頭で考えてもらうために、事前に部下に「何を話したいか」考えてきてもらうことが基本。

② 目標・現状・選択肢の検討
・目標(Goal)の明確化:設定されたテーマに関して、目標、すなわち具体的にどうなりたいのかという理想の姿を描く。
・現状(Reality)の把握:テーマにまつわる部下の状況や周辺環境などの現状を確認し、目標とのギャップを明確にする。
・リソース(Resource)の発見:目標を達成するために利用できそうな内的リソース(自分自身が持つ能力やスキル、知識、過去の成功体験や失敗からの学びなど)、外的リソース(助けてくれそうな他者、情報、時間、お金など)を洗い出す。
・選択肢(Option)の検討:リソースを活用しながら、現状と目標とのギャップを埋めるにはどうすればよいのか、行動の選択肢を複数検討する。

③ 行動計画の策定
選択肢の中から具体的な行動計画を作り、実行する意思(Will)確認を行う。

1on1 MTGに限らず、会議のときはPCや手書きノートにメモをとると思います。1on1 MTGも、いつものやり方でメモをとればいい、という考え方もあります。
しかし、あえて専用フォーマットを用意することで、「このフォーマットは1on1 MTGの始まり」という脳への刷り込みとなります。つまり、
・上司:自分の考え方を脇に置いて部下の話に耳を傾ける傾聴モードに入る
・部下:能動的に考える自主性発揮・課題発見モードに入る
というふうに、「1on1 MTGモード」に脳を切り替えるキュー出しの役割も果たしてくれます。

活用方法

あらかじめ以下のような「1on1 MTGプロセスチェックシート」をEXCELで作成しておき、上司と部下がシートを共有し、手書きの場合はプリントアウトを用意してMTGに臨みます。

◆1on1 MTGプロセスチェックシート(例)

上司は、MTGで部下が話したことをシートに書き込んでいきます。部下は、話しながら逐一書くことは難しいでしょうが、話していくうちに気付いたことなどをメモするために利用してもらいます。

実際のMTGは、基本プロセスの順番通りには進まず、行ったり来たりするものです。ただ、最初のうちは上司も部下も慣れていないので、このプロセスの順番通りに進め、MTGの進め方をくせづけるとよいでしょう。慣れてくれば、基本プロセスにこだわらず自由に話を進めても、十分実のあるものにすることができます。

いずれの場合も、「3. 行動計画」の欄は必ず部下に埋めてもらうのが、1on1 MTGの鉄則です。単なる話し合いに終わらせず、部下の成長につながる実のあるものにするためには、不可欠のプロセスだからです。

行動計画の策定について詳しくは下記記事をご参照ください。

シートの保管方法については、ハードコピーを使用する場合は、部下ごとに時系列にファイリングしましょう。PCで直接入力する場合は、部下ごとのEXCELファイルの中に、1 MTGにつき1シートずつコピーを増やしていくかたちで管理するとよいでしょう。シートの名前をMTGの日付にして時系列で並べておくと、後日見直すときにも便利です。

1on1MTGで話した内容を記録に残すことで、あとで見返して部下の成長の軌跡をたどったり、繰り返し出てくる特定の悩みや課題、あるいは内的・外的リソースを彼/彼女の特質として認識したりすることができ、新たな任務をアサインするときやキャリアプランを考える際の参考情報としても役立ちます。


4. 1on1 MTGのあとでまとめる-発見シート

1on1 MTGでの対話を通じて、部下に関するさまざまな発見があると思います。
それらを「発見シート」にまとめて記入しておくと、後日の1on1 MTG時や定期的な人事評価面談時に活用できます。

発見シートに記入する情報は、大きく次の2つです。
①部下の強みや弱み、キャリアビジョン、将来の夢
②部下のプライベートに関すること

それぞれの内容について説明していきます。

◆発見シート(例)

4-1. 強み・弱み、キャリアビジョン、将来の夢

1対1で部下の話をじっくり聴くことによって、日常業務の中では見えなかった部下の強みや弱みに気づいたり、定期的な自己評価面談では聞けなかった本音のキャリアビジョンや将来の夢が見えてきたりすると思います。

強みについては、むしろMTGごとに1つ書き加えるくらいの気概で臨むとよいでしょう。自身にそういうルールを課しておけば、MTGでも意識して部下の強みを見つけようという姿勢になりますし、ポジティブFBもしやすくなります。

一方、弱みをリストしておくことで、1on1 MTGや日常業務の中で具体的な失敗などがあった際、「今回のことは、注意力散漫という弱みが前面に出てしまった典型例ではないでしょうか」といったように、具体的な指摘に役立てることができます。

4-2. プライベートな情報

MTGで、残業削減やワーク・ライフ・バランスについての課題が取り上げられたとき、あるいは対話の中での言葉の端々から何気なく、部下のプライベート情報が明らかになることがあります。配偶者の仕事状況(家事分担の可否とその程度)や両親の居住地・健康状態(家事・育児サポートや介護の可能性)、子供が今年私立中学を受験する、自宅マンションの購入を考えている、といったことです。
このような情報を、「発見シート」に記録していくわけです。

昨今、上司は部下のプライベートにはできるだけ踏み込まない風潮が強まっています。特に結婚や出産の話題はハラスメントと受け止められかねないため、極力触れないよう配慮していると思います。

しかし、業務上どうしても知っておいたほうがよい部下のプライベート情報はあるものです。1on1 MTGは、まさにそのような情報を入手できる貴重な場でもあるのです。言い換えれば、部下が安心して私的なことも開示してくれるよう、1on1 MTGや日常の関わりの中で部下との信頼関係を深めることが、上司としての役割をうまく果たすための第一歩といえるでしょう。

信頼関係があれば、部下は上司からプライベートに関する質問をされても、あるいは多少きつい叱責をされても、それは上司が自分の成長を思ってくれているのだと理解し、ハラスメント問題に発展するようことは起こらないはずです。

ちなみに、業務に直接関わるわけではありませんが、「発見シート」に本人や家族(もしわかれば)の誕生日も記入しておいてはいかがでしょうか。
「不惑の誕生日、おめでとう!」
「今日はお子さんの5歳の誕生日だから、早く帰らないとね」
といった一言も、さらなる信頼関係の強化に役立つのではないかと思います。

活用方法

強み・弱みやキャリアビジョンは、部下の現状を明確に把握できるので、新規業務のアサインやチーム内のローテーションを検討するなど、今後の成長の方向性を考えるうえで非常に有用です。また定期的な人事評価面談のときの重要参考情報として活用できます。

家族構成や居住地などの基本情報は履歴書を見ればわかりますが、その詳細やアップデート情報が得られれば、上述の強みや希望と合わせ、プライベート面での最新状況に即した業務の割り振りや個別事情に合わせた勤務上の配慮をするのに役立ちます。


5. 振り返りシート

上司自身も、MTGのあとで自らの振り返りを行えば、部下育成のスキルアップに役立てられます。そこで、振り返りの内容を記録しておく「振り返りシート」を作成します。
1on1 MTGでは、上司は共感力を発揮し、自分の思考の枠組みを脇におく基本姿勢を保ちつつ、部下の話を傾聴することが求められます。そのためには、相手の話す内容や様子を観察しながら「はげまし、言い換え、要約、感情の反映、開かれた質問・閉ざされた質問」という5つのスキルを組み合わせて使うことが大切です。さらに、相手の自主性を重んじながら、より望ましい方向に態度変容を促すべく、積極的にかかわる積極技法というスキルをうまく実践することが肝要です。

傾聴の仕方や上手な質問の仕方について詳しくは下記記事をご参照ください。

しかし実際には、どのような場面で、どのように相槌を打てばいいのか、どのタイミングで切り込んだ質問をするといいのか、最初はなかなかすんなりいかないものです。MTGの最中、つい不用意な受け答えをしてしまい、あとで、「ここは開かれた質問を投げるところだった」「自分の意見は控えるべきだった」などと気づくこともあるでしょう。試行錯誤を通じて、徐々にノウハウが身についていくものです。

こうした経験や気づきは、忘れないうちにぜひ「振り返りシート」に記録しましょう。そうすることで、よりしっかりと記憶に刻み込まれ、次に似たような状況が起こったときに教訓として活かしやすくなります。

振り返りシートに入れる項目は、以下の3つが基本です。
①うまくいったことは何か?
②うまくいかなかったことは何か?
③次はどう改善するか?

②に対しては「ではどうしたらよかったか?」という改善案が不可欠なので、②と③を合体させて2項目だけのシンプルなフォーマットにしてもよいでしょう。

以下は、2項目についての書き方の例です。実際には、これほど丁寧に書く必要はありません。あとで自分が読み返したときに思い出せる程度に、最低限のキーワードだけでも結構です。

振り返りシートを書くことは、自分のコミュニケーションの仕方や部下への接し方のくせに気づくきっかけにもなります。MTGの直後、次の会議に行く前、デスクに戻って自分の業務に戻る前に2、3分で結構ですので、振り返りシートに記入する時間を作ってみてください。自分自身の1on1 MTGのスキルを格段にアップさせることができると思います。

部下の成長を促す場である1on1 MTGを、ご自分の成長機会としても、ぜひ活用してください。

◆振り返りシート(例)


6. まとめ

1on1MTGは、そこで得た様々な情報情報を蓄積していくことで、部下についての貴重なデータベースになり、中長期的な育成計画を立てるうえで役立ちます。こうした情報をより効率的に、効果的にストックするために、管理ファイルを作ることをお勧めします。
実際に作成するファイルは、
① 部下一人ひとりのファイル
② 1on1 MTG共通メッセージファイル
の2つだけです。

今回は、この2つのファイルに作成する、以下の5つのシートをご紹介しました。

① 部下一人ひとりのファイル


シート名


シート数


記入時期


記入の仕方

A

日常業務観察シート

1シートのみ

MTG前

・日付順に、項目と内容を書き足していく。
・共通メッセージの内容を、MTGの前にコピペでつけ足していく。
※手書きの人は、MTGにプリントアウトを持参。

B

プロセス
チェック
シート

MTG1回につき1シート

MTG中

MTGで話したことをメモ。
MTG後、ハードコピーは日付順に保管。
・電子ファイルは、シートの名前を日付にして順に並べて保存。
※手書きの人は、MTGにプリントアウトを持参。

C

発見シート

1シートのみ

 

MTG後

 

・項目別に、発見した日付と内容を書き足していく。

D

振り返り
シート

1シートのみ

 

MTG後

 

・日付順に、項目と内容を書き足していく。

② 1on1 MTG共通メッセージファイル

シート名

シート数

記入時期

記入の仕方

E

1on1 MTG
共通メッセージ

1シートのみ

MTG前

・日付順に、項目と内容を下に書き足していく。
・部下との1on1 MTGの前に、内容を部下の日常業務観察シートにコピペする。

フォーマットや項目は、ご自分の使いやすいように自由に作り替えてください。大切なのは、1on1 MTGの内容をきちんと記録に残してデータベース化し、部下育成のツールとしてフル活用していくことです。

1on1 MTGは、その内容を「書いて記録する」そして「蓄積する」ことによって、さらなる気づきが得られ、上司自身の成長にもつながります。
ぜひ習慣化することをお勧めします。

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